Manage je data gemakkelijk
Hoe manage jij je data? Werk je nog met papieren contracten die gecontroleerd en ondertekend moeten worden door verschillende afdelingen? Of gebruik je een systeem, maar werkt het niet allemaal samen zoals je wilt? Gegevensbeheer kan erg tijdrovend zijn als het verkeerd wordt gedaan. Foute gegevens die in het begin zijn ingevoerd, veroorzaken fouten en risico’s tijdens verschillende processen. Je wilt een systeem dat zich bewust is van het belang van databeheer.
Gebruik tools om gegevens te beheren
Wanneer je het goedkeuringsproces van je gegevens automatiseert, zorg je ervoor dat er geen fouten worden gemaakt voordat je gegevens worden gebruikt in het dagelijkse proces. Automatiseringstools kunnen je geld, tijd en veel gedoe besparen, wat waarschijnlijk de upgrade is waar je naar op zoek bent. Zeker in tijden van COVID-19, waar veel mensen vanuit huis werken, is het handig om een app te hebben waarmee je digitaal samen kunt werken. Wij ontwikkelden Dynamic People Cloud Starter, de oplossing voor het beheer van Commodity Portfolio Management. C4C is zich bewust van het belang van databeheer. De Cloud Starter heeft niet alleen een slimme set-up van user roles en intuïtieve scenario’s voor data entry, we hebben ook een custom Approval Module ontwikkeld.
Met de Approval Module kun je aangepaste en specifieke procesgerichte goedkeuringsstromen instellen voor alle gegevens die je wilt goedkeuren voordat ze in je dagelijkse processen worden gebruikt. Dit kunnen eenmalige instellingsgegevens zijn, zoals betalingsvoorwaarden of nieuwe producten, maar kunnen ook worden toegepast op dagelijkse records, zoals contracten, kredietlimietverzoeken en commissies. Benieuwd hoe het werkt? We lopen er stap voor stap doorheen!
Approval Proces Set-Up
De custom Approval Flow wordt één keer ingesteld door een systeem, producteigenaar of een functionele consultant. Zodra het is geactiveerd, is het van toepassing op alle records die voldoen aan de vereisten van de set-up. We doorlopen het proces via een use-case: de dagelijkse goedkeuring van bestellingen. Elk orderboek bestaat uit een of meer contracten. Elk contract moet in drie stappen worden geverifieerd en goedgekeurd door één persoon uit één team:
1) Financieel team
2) Logistiek team
3) Managementteam
Alle mensen binnen het team kunnen het goedkeuren. Zodra een collega van een team heeft goedgekeurd, gaat het document naar het volgende team ter goedkeuring. Als een van de teams afkeurt of een wijziging aanvraagt, wordt het proces stopgezet en wordt er een notificatie verzonden. Zodra alle teams hebben goedgekeurd, is het contract klaar om verder te worden verwerkt.
Let’s get visual: hoe wij het voor jou inrichten
Eerste stellen we het Approval Process in de Cloud Starter (CRM) in:
Vervolgens worden de Approval Steps aan het proces toegevoegd. Elke stap komt overeen met een persoon of een groep mensen die moet worden goedgekeurd, voordat het proces doorgaat naar de volgende stap.
Bij elke stap kunnen we goedkeuringsregels configureren om te specificeren wat de vereisten zijn, wie er moet goedkeuren en wat voor soort acties binnen CRM moeten worden uitgevoerd. We zeggen bijvoorbeeld dat als de status van een record is ingesteld op Finance Approval, één persoon van het Finance Team dit moet goedkeuren. Zodra ze dit hebben gedaan, wordt de status van dat record op basis van hun approval actie (hebben ze bijvoorbeeld goedgekeurd, afgekeurd of om meer informatie gevraagd) een nieuwe status gegeven.
Het is mogelijk om per stap één persoon of meerdere mensen die goedkeuren te hebben. Deze flexibiliteit bij het opzetten maakt het eenvoudig om complexe goedkeuringsprocessen te configureren.
Nu jij! Stel de Approval in
Zodra de set-up is voltooid, begint het pas echt. Mensen die de daadwerkelijke goedkeuring nodig hebben, kunnen dit op verschillende manieren doen. De module is ingesteld om volledig te werken binnen Dynamics 365 Customer Engagement. Elke goedkeuringsstap resulteert in 1 of meer taken in CRM. Elke taak wordt toegewezen aan een gebruiker. Die taken kunnen vanuit CRM door die gebruikers worden goedgekeurd.
Om dit proces sneller en gebruiksvriendelijker te maken, zijn er andere opties beschikbaar:
– Via een e-mail (gebouwd via Power Automate)
– Via een aangepaste app (gebouwd met een canvas Power-app).
Onderstaande demo toont je een aangepaste Approval Power-app, gebouwd voor deze specifieke use case. De Power-app is toegankelijk voor alle gebruikers die deel uitmaken van een van de drie teams, maar ze zien alleen de contracten die gereed zijn voor goedkeuring door hun team. De app is geoptimaliseerd voor tablet en desktop en is op maat gemaakt om het daadwerkelijke contract te bekijken. De handtekening is digitaal ingesteld op het bijgevoegde contract, zodat goedgekeurde contracten rechtstreeks naar klanten kunnen worden verzonden. Alle goedkeuringsopmerkingen worden in het contractrecord in CRM opgeslagen.
Dus..?
Als je nog steeds werkt met papier of een systeem werkt dat niet helemaal gestroomlijnd is, is de Approval Flow van de Cloud Starter misschien wel de app die je zoekt. Zeker als je op zoek bent naar een oplossing die je tijd, geld en veel gedoe bespaart. Als jouw medewerkers nog steeds thuiswerken, wil je ze toch digitaal laten samenwerken? Als je meer wilt weten over hoe de Approval app jou kan helpen bij het beheren van je gegevens, laat het ons dan weten!
Neem contact met ons op via: info@dynamicpeople.com of bel 020-3032470 voor een gratis consult.