Blijf in controle van openstaande tegoeden
Microsoft Dynamics D365 F&O biedt verschillende tools “out of the box” om het “Credit en collections” proces te beheren. In de tweede blog uit deze driedelige blogreeks, zal ik verschillende onderdelen belichten om te komen tot een “best practice” die gebruikt kan worden om controle te houden over uw openstaande klantfacturen.
Na het genereren van de Klantfacturen, wil je nu in controle zijn van de openstaande tegoeden. Dit is op klantniveau en op bedrijfsniveau.
De volgende onderwerpen worden in deze blog uitgelicht:
- Customer credit limits/Credit limit adjustments
- Aging balances/Aging period definitions
- Credit and collections parameters (krediet voor kredietlimieten/incasso voor incasso-brieven)
- Accounts receivable parameters (Magazijnbeheer > kredietcontrole per vrijgegeven magazijn)
- Collection activities (Cases optional)
- Collection status (Aged balances transactions)
Customer Credit limits
Kredietlimieten van klanten kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan de Customer master. Als u handmatige bewerking van Kredietlimieten toestaat, kunt u de limieten direct invullen op de Klantenlijst. Als u geen handmatige bewerking toestaat, kunt u Kredietlimieten activeren bij klanten door gebruik te maken van “Credit limit adjustments”. Kredietlimieten zijn erg handig als u werkt met een handelskredietverzekeraar. In die situatie is het belangrijk dat u de openstaande tegoeden van klanten onder controle heeft. Er kan een groot financieel risico ontstaan als de klant geen dekking meer heeft!
Natuurlijk zijn kredietlimieten niet altijd gekoppeld aan kredietverzekering. U kunt het bijvoorbeeld ook gebruiken in combinatie met de interne regelingen van het bedrijf over financiële risico’s.
Credit limit bijwerken met Credit limit adjustment
Aging balances/Aging period definitions
Het gebruik van Aging balances is zeer nuttig om controle te houden over de uitstaande balansen. Het is mogelijk om verschillende Aging period definities te maken. Voor elke situatie kunt u een andere definitie maken.
Voorbeelden:
- 30-60-90-180 (voor Auditor en calculeren, gebaseerd op de Transactiedatum)
- 14-28-42-56 (Incassobriefperiodes, gebaseerd op de Vervaldatum)
- Dekkingsstop (kredietlimieten, gebaseerd op dagen na vervaldatum)
Mijn best practice hiervoor is het creëren van een Aging period definitie die elke dag (per Batch job) wordt bijgewerkt na verwerking van de bankafschriften.
Handige list pages zijn standaard beschikbaar in de Manage customer credit and collection Workspace.
Credit and collections parameters
Stel in: Credit (Tab). Wordt gebruikt om een systeembericht te krijgen als de Kredietlimiet overschreden gaat worden.
Stel in: Collections (Tab). Gebruikt voor incasso-brieven.
Accounts receivable parameters
Stel in: Warehouse management (Tab). Kredietcontrole voordat zendingen het magazijn verlaten. Dit is om een extra dialoogvenster weer te geven als u het proces voor vrijgeven aan het magazijn op een verkooporder gebruikt.
Collection activities (Cases also optional)
Om het dagelijkse werk voor de afdeling Collections te organiseren, kan het nuttig zijn de juiste “Activity types” in te stellen. Afhankelijk van het dagelijkse collectieproces zou je enkele “Activity types” aan de lijst moeten toevoegen. Voorbeelden:
- E-mail naar verantwoordelijke medewerker
- E-mail naar Klantcontact
- Telefoongesprek naar AP Klant
- Klantafschrift sturen
Collection status
Stappen: Aged balances > Select Customer account > in “Open transactions”, selecteer Voucher en klik “Change status’’.
De status wordt veranderd en de Customer/Transaction wordt toegevoegd aan “Activities” in de Customer credit and collection Workspace.
In de volgende (laatste) blog van deze reeks zal ik dieper ingaan op de communicatie (extern & intern) over de uitstaande Customer balances.