Upgraden beter dan niets doen?
Wanneer u een upgrade naar Dynamics 365 overweegt, is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van de kosten die gepaard gaan met een migratie. Veel bedrijven laten zich echter te veel intimideren door de kosten van een upgrade en denken ten onrechte dat het behouden van hun legacy-systeem helemaal niets kost. Om vele redenen is dit idee niet juist, zoals we in deze blog zullen uitleggen.
Kosten van het vasthouden aan uw legacy-systeem
Ten eerste zijn er kosten verbonden aan het onderhoud van uw legacy-systeem. Hoewel bedrijven dit vaak niet erkennen, kost het gebruik van Dynamics AX geld omdat het systeem gegevens levert aan andere applicaties die uw bedrijf gebruikt. In Dynamics 365 zijn deze toepassingen met elkaar verbonden, zodat u efficiënter kunt werken en dus geld bespaart.
Ook het reguliere onderhoud maakt deel uit van de kosten van uw legacy-systeem. Dit heeft bijvoorbeeld te maken met het onderhoud van on-premises hardware. Wanneer u gebruikmaakt van het cloud-based D365, wordt het onderhoud van het systeem de verantwoordelijkheid van Microsoft. De leverancier van de oplossing moet er ook voor zorgen dat het systeem voldoet aan de steeds strengere beveiligingsnormen. Na de migratie naar D365 hoeft u dus geen extra middelen meer uit te geven aan de beveiliging van uw oplossing.
De hierboven genoemde kosten zijn allemaal terugkerende kosten, maar u loopt ook het risico dat een onverwacht probleem met het systeem moet worden opgelost, wat kan leiden tot grote uitgaven. Bovendien zult u ondersteuning moeten krijgen van een reseller als Microsoft geen (extended) support meer biedt voor uw oude systeem.
Verlies van klanten en werknemers
Zelfs uw klanten kunnen last hebben van de negatieve invloeden van uw legacy-systeem. De inefficiëntie van legacy-systemen kan bijvoorbeeld leiden tot problemen met de levering van goederen of een vertraagde klantenservice. Hierdoor kunt u klanten verliezen als zij besluiten over te stappen naar bedrijven die beter in staat zijn om hen snel en accuraat te helpen. Ook kunt u werknemers verliezen. Misschien is uw systeem bijvoorbeeld zo oud dat alle professionals die ermee kunnen werken (bijna) met pensioen zijn. Of jongere professionals zijn simpelweg niet geïnteresseerd in het werken voor een bedrijf dat zulke verouderde technologie heeft, terwijl ook andere, meer innovatieve bedrijven in de rij staan om hun een baan te bieden.
Alternatieve kosten van het niet upgraden naar een nieuwer systeem
In de micro-economie is het altijd belangrijk om niet alleen te kijken naar je werkelijke uitgaven, maar ook naar de voordelen die je had kunnen krijgen van opties die je niet hebt gekozen. Dit worden alternatieve kosten of “opportuniteitskosten” genoemd. Er zijn veel alternatieve kosten verbonden aan het niet upgraden naar D365, zoals:
- Gemiste omzet omdat medewerkers een achterhaald inzicht hebben in de voorraadbeschikbaarheid, waardoor ze producten misschien niet verkopen terwijl deze wel degelijk op voorraad zijn. Met D365 hebben uw medewerkers altijd toegang tot real-time gegevens, ongeacht waar ze zijn of welk apparaat ze gebruiken. D365 zorgt ervoor dat uw bedrijf wendbaar is zodat u geen kansen mist.
- Gemiste omzet omdat medewerkers tijd verspillen aan het uitvoeren van handmatige, langdradige taken. D365 biedt veel mogelijkheden voor automatisering, waardoor medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zulke taken. D365 biedt daarmee ook een mogelijkheid tot reorganisatie binnen uw bedrijf.
Kortom…
Upgraden naar D365 betekent inderdaad dat u grote investeringen moet doen, maar u moet de hoge kosten van het gebruik van uw legacy-systeem niet over het hoofd zien. Bovendien is het zeer waarschijnlijk dat de investering in D365 zich na verloop van tijd terugbetaalt. Bij Dynamic People zijn we in staat om u te helpen en te adviseren bij uw cloud-transitie. Als u meer wilt weten, neem dan contact met ons op.