Wat zijn de verschillen tussen ExFlow en standaard D365 F&O?
ExFlow is een AP-automatiseringsoplossing die het AP- en factuurproces binnen D365 voor Finance & Operations uitbreidt door het automatiseringsniveau te verhogen en het proces te stroomlijnen. ExFlow is ontworpen en ontwikkeld om te werken met het gestandaardiseerde proces binnen D365 F&O met behulp van factuurregister en factuurgoedkeuring en heeft dezelfde look & feel. Met ExFlow is het AP- en factuurproces intuïtief en zo eenvoudig en volledig mogelijk zonder dat er maatwerk nodig is binnen D365 F&O. Verbeteringen en nieuwe functionaliteit worden regelmatig aan ExFlow toegevoegd en worden beschikbaar gesteld aan klanten die gebruikmaken van standaard Microsoft upgrade- en implementatietechnologie. ExFlow is ingebouwd in D365 F&O.
Dit blog beschrijft de verschillen tussen ExFlow en de automatiseringsfunctie voor leveranciersfacturen in standaard D365 F&O.
Automatisering
ExFlow:
– ExFlow heeft een vooraf gedefinieerd format voor het importeren van “geïnterpreteerde” papieren of e-facturen die compatibel zijn met alle OCR-software die een aangepaste XML als uitvoer kan leveren. Voor Readsoft-producten is een geoptimaliseerd profiel met het juiste uitvoerformat direct beschikbaar.
– Eenvoudige API-verbinding met Readsoft (OCR-tool).
– Factuurregisterboeking kan in een batch worden uitgevoerd.
– Codering van facturen is gebaseerd op hoofdrekeningen in combinatie met financiële dimensies die de rekeningstructuur automatisch valideren tijdens het boeken van het factuurregister.
– Er bestaat een speciaal postcontroleformulier om een semi-automatisch proces mogelijk te maken als een volledig geautomatiseerde boeking van het goedkeuringsjournaal niet gewenst is.
– ExFlow kan alle inkooporders met een matchingsfout automatisch opnieuw matchen, bijvoorbeeld wanneer de factuur is ontvangen voordat de bestelde goederen zijn ontvangen. Dit kan worden ingesteld met een verschillend aantal dagen tot op leveranciersniveau.
– ExFlow heeft RPA-mogelijkheden waarbij bedrijfsregels worden gedefinieerd om acties op basis van factuurgegevens te automatiseren.
– Geautomatiseerde validatie van fraudefacturen.
– End-to-end-proces kan worden geautomatiseerd door geavanceerde batchtaken.
– Mogelijkheid om kosten automatisch toe te wijzen.
– Uitgebreide configuratie voor PO-factuurtoleranties.
Standaard D365 F&O:
– Automatisch facturen indienen.
– Automatisch matchen van productbonnen.
– Automatisch matchen van productbonnen stopt na een aantal keren.
Goedkeuringsregels
ExFlow:
– Uitgebreide goedkeuringsworkflow voor alle factuurtypes (gebaseerd op standaard Microsoft-workflow).
– ExFlow heeft één goedkeuring workflow die technisch gezien tussen het factuurregisterjournaal en het goedkeuringsjournaal ligt.
– ExFlow maakt handmatige wijzigingen aan de goedkeuringsroute mogelijk door AP of door de goedkeurders.
– ExFlow kan de goedkeuringsroute voor een actieve factuurregel automatisch bijwerken op basis van wijzigingen die zijn aangebracht door een goedkeurder, bijvoorbeeld toegepaste codering zoals account of kostenplaats.
– ExFlow maakt het gebruik van meerdere positiehiërarchieën voor dezelfde workflow in de goedkeuringsregels mogelijk.
– ExFlow heeft de mogelijkheid om te “springen” in een positiehiërarchie op basis van een dimensie om de tweede goedkeurder te vinden, b.v. goedkeuring op kostenplaatsbasis, met minimale setup.
Standaard D365 F&O:
– Standaard D365 F&O met één goedkeuringsworkflow per jounaal.
– Goedkeuringsworkflow is alleen gebaseerd op batch (niet op positiehiërarchieën).
– Goedkeuringsworkflow kan eenvoudig opnieuw worden gestart, inclusief een logboek met historische informatie.
Functionaliteit
ExFlow:
– ExFlow bevat een overeenkomstfunctionaliteit die automatische goedkeuring van niet-PO-facturen mogelijk maakt op basis van bepaalde criteria.Dit wordt gebruikt om de goedkeuring van terugkerende facturen zoals leases, gsm-rekeningen of nutsvoorzieningen te automatiseren. Dankzij flexibele goedkeuringslimieten kunnen organisaties fluctuerende kosten in de loop van de tijd beheren, inclusief tolerantieniveaus.
– ExFlow heeft een verbeterde precoderingsfunctionaliteit in vergelijking met D365, waarbij zowel leverancier als referentie kunnen worden gebruikt om precoderingsregels te maken en een factuur automatisch op meerdere regels te splitsen op basis van een toewijzingsinstelling.
– ExFlow maakt gebruik van machine learning-functionaliteit om geautomatiseerde codering mogelijk te maken op basis van historische factuurcodering. Historische facturen worden geclusterd op overeenkomsten en de codering kan automatisch worden toegepast op inkomende facturen om de nauwkeurigheid en continuïteit van de codering te vergroten.
– ‘ExFlow heeft een geavanceerde coderingsvalidatie voor goedkeurders om ongeldige codering tegen te houden, die D365 toestaat, maar het boekingsproces zal stoppen. Hierdoor zal bijvoorbeeld de projectcodering resulteren in een geldige grootboekcodering op het moment van boeking.’
– ExFlow heeft een functie die een toerekening journaal maakt met gegevens van alle niet-geboekte facturen, gecodeerd of ongecodeerd, dat een controller een basis kan gebruiken voor bijvoorbeeld maandafsluiting. Voor elke regel in het journaal ziet u de bijbehorende factuurafbeelding.
– ExFlow gebruikt de factuurgegevens om bedrijfslogica te vinden en toe te passen. Een voorbeeld is dat meerdere velden kunnen worden gebruikt om automatisch de juiste leverancier te selecteren. Een ander voorbeeld is dat de daadwerkelijke betalingsinformatie op de factuur kan worden gebruikt.
– Goedkeuring door eindgebruikers kan op elk platform (smartphone, tablet of computer) met behulp van de ExFlow Web Approval (responsieve weboplossing). ExFlow Web Approval maakt gebruik van de D365 FO-gebruikersrolinstelling. Eindgebruikers kunnen in realtime met AP-medewerkers chatten en alle acties worden vastgelegd in D365 FO om een conform audit rail te garanderen.
– Uitgebreid overzicht van het factuurproces en historische transacties
Standaard D365 F&O:
– Codering van facturen is gebaseerd op inkoopcategorieën.
– Uitgebreid overzicht van het factuurproces en historische transacties.
