Hét ERP-systeem dat volledig in de Cloud alle bedrijfsprocessen – zowel financieel als logistiek – ondersteunt. Trappen we nog op de rem of durven we nu al vol gas vooruit?
Bij Dynamic People houden we graag de vaart erin, maar altijd weldoordacht en in de stappen die passen bij de klantbehoefte. Sinds de introductie van Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise edition, in het vierde kwartaal van vorig jaar, zijn er inmiddels enkele relaties overgestapt op het absolute paradepaardje van Microsoft.
ERP-pakketten leunen vrijwel altijd zwaar op financials, maar hebben moeite met logistieke- en verkoopprocessen. “Deze Microsoftoplossing zorgt voor een logische bundeling van financiën, verkoop en bedrijfsactiviteiten en laat de afdelingen écht samenwerken,” zegt Stéphan Kamerbeek.
“Dat is wat onze relaties die handelen in commodities wensen en dat geldt ook voor productiebedrijven, dienstverlenende en projectgestuurde organisaties. De optimale integratie met Microsoft Office maakt het tot een bijzonder gebruikersvriendelijke oplossing en zorgt voor een snelle acceptatie door het hele bedrijf en over de landen heen.”
Waarom stapt men dan (nog) niet massaal over?
“Je hoeft niet altijd gelijk een nieuwe Ferrari aan te schaffen, als de oude nog prima rijdt. Veel van onze relaties werken tot tevredenheid met Dynamics AX2012 of Dynamics AX2009. Wanneer die versie staat als een huis, dan kan ik me voorstellen dat je nog even pas op de plaats maakt. Een upgrade kost toch geld, tijd en energie. Bedrijven die nu nog altijd werken met Dynamics AX2009, lopen echter wel degelijk een reëel risico. Microsoft heeft daarvoor weliswaar de supportperiode verlengd naar oktober 2018, maar het is eindig. Dat betekent dat wij ze dan nog wel functioneel kunnen helpen, maar als er straks een keer een conflict ontstaat met een nieuwe Windows-versie dan zit je in de problemen.”
Aan te passen menu’s, formulieren en rapporten
Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise edition gaat verder dan traditionele ERP-systemen. Het biedt ondersteuning voor alle bedrijfsprocessen en verschaft de zo gewenste inzichten om onderbouwde beslissingen te nemen.
“De integratie met Power BI maakt dat je snel rapportages kunt maken. Je hebt geavanceerde sorteer- en filtermogelijkheden en dat levert je stuurinformatie voor je operatie. Zo krijg je bijvoorbeeld eenvoudig inzicht in je hoeveelheid verkooporders per regio inclusief marges en zie je direct waar de pijn- en verbeterpunten liggen. Dat maakt dat je gericht kunt sturen op KPI’s.”
Klaar voor de toekomst
“Een overstap naar een nieuwe versie maakt dat je altijd weer eerst met een frisse blik moet kijken naar alle bedrijfsprocessen. Dat is belangrijk, want alleen dan kun je het pakket zo inrichten dat je er ook optimaal profijt hebt. Anders rijd je met die Ferrari straks 40 op de snelweg en word je aan alle kanten door de concurrentie ingehaald.”
Wanneer stap je dus over? “Wanneer je eraan toe bent en wilt profiteren van de vele voordelen, want die zijn er legio. Pas overstappen wanneer de nood aan de man is, moet je in elk geval proberen voor te zijn. Wees er op tijd bij!”
Heel veel power onder de motorkap
Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise edition biedt out of the box heel veel functionaliteit. “Maar die moet je wel benutten en dat vraagt om een implementatiepartner die pragmatisch naar je processen kijkt.”
In de release van AX2012 (en zeker AX2012R3) is ten opzichte van AX2009 veel nieuwe functionaliteit toegevoegd. Vooral op het gebied van warehouse management en transportation management heeft Microsoft heel veel waarde toegevoegd aan haar ERP-product.
Stéphan: “Van AX2012R3 naar Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise edition is functioneel gezien vooral voortbouwen op dat wat er al was, maar op alle fronten zijn er verbeteringen doorgevoerd. Dan moet je denken aan Excel- en data-integratie, waardoor bijvoorbeeld nieuwe leveranciersbestanden uiterst eenvoudig in te lezen zijn, maar ook een leveranciersportaal waarin de communicatie rond inkooporders en factureren vastgelegd kan worden. Met rolgebaseerde werkomgevingen krijgen de gebruikers hun eigen dashboards en snelkoppelingen. Masterplanning, magazijnbeheer, intercompany, verkoopbeheer en projectmanagement zijn stuk voor stuk punten die in deze Cloudgebaseerde oplossing volledig geïntegreerd zijn. De look and feel is volledig gewijzigd, want je werkt voortaan in een browser. Dat is inmiddels gangbaar, maar voor sommigen toch nog wel even wennen.”
Cloud of on premise?
Microsoft kiest voor de Cloud. “Toch ben ik blij dat er nu ook een on premise versie is, want sommige bedrijven zijn altijd nog wat huiverig bij het idee dat hun bedrijfskritische data niet in eigen huis wordt opgeslagen. Voortaan kunnen klanten kiezen en ik denk dat daardoor nog meer bedrijven binnenkort gaan upgraden.”
De overstap zelf wordt ondersteund met een ugradetool die het mogelijk maakt om de data eenvoudig te converteren van Dynamics AX2012 en zelfs van Dynamics AX2009. “Natuurlijk krijg je wel te maken met de nodige migratie- en implementatiepunten, want er zijn steeds meer nieuwe features en die wil je natuurlijk ook gebruiken. Zo hebben we veelvuldig een bewezen factuurgoedkeuringsoplossing ingezet, tegenwoordig is het onderdeel van 365 for Operations.”
Alles van A tot Z in één hand
Zelf was Stéphan Kamerbeek tot enkele jaren terug werkzaam bij een trapliftenbedrijf – eerst op de logistieke afdeling als planningcoördinator – en daar was hij actief betrokken bij de implementatie van Dynamics AX2009. “Dat was mijn kennismaking met Dynamic People. Als applicatiebeheerder heb ik daarna jarenlang met hen mogen sparren. Toen ik toe was aan een nieuwe uitdaging, was dit voor mij de logische carrièrestap.”
In zijn rol als Business Consultant – met specialistische logistieke kennis – denkt Stéphan mee over hoe de diverse bedrijfsprocessen in te richten én hij richt ze uiteindelijk ook zelf in. “Dus ik ben niet enkel de architect, maar ook de bouwer en dat maakt dit vak zo leuk. Je ziet samen met de klant het resultaat van wat je samen hebt uitgedacht. Heb je vragen rondom operations op het gebied van voorraadbeheer, of wil je beter inzicht in je financiële processen? Wens je implementatieondersteuning, of een demo? Bel ons voor een afspraak om de plannen door te spreken.”