Approval Workflows in Power Automate
Approval workflows komen al snel op in onze gedachten wanneer we het hebben over Power Automate. Ze zijn super simpel op te zetten en zeer waardevol voor business processen. Tot twee jaar geleden konden approval workflows alleen intern worden verstuurd. Dus alleen naar mensen onderling die in dezelfde organisatie werkte.
Dit zorgde voor een hoop uitdagingen bij ons en onze klanten, want het komt heel vaak voor dat een approval workflow naar een externe partij verstuurd moet worden. Bijvoorbeeld wanneer een klant akkoord wil geven op een verstuurde quote of wanneer een nieuwe medewerker een arbeidsovereenkomst dient te tekenen die verstuurd is vanuit de organisatie.
Approval workflow klantvraag
Onlangs kregen wij ook de vraag voor het bouwen van een approval workflow voor externe gebruikers. We ontvingen een email waarin het volgende gevraagd werd:
1. We willen Power Automate gebruiken voor het bouwen van een approval workflow voor externe gebruikers
2. We willen vookomen dat de externe gebruiker een Power Automate licentie nodig heeft om iets te kunnen accepteren of the weigeren.
Na het lezen van de eerste klantvraag, leek het een goede optie om externe gebruikers op te zetten als gast gebruikers in de Azure Active Directory van de klant. De documentatie daarvan vind je hier. Na het lezen van de tweede zin kwam al vrij snel het besef dat deze optie niet ging werken, omdat de klant nog steeds Power Automate nodig zou hebben voor het werkelijke ‘approven’ of ‘rejecten.’
Niet lang erna kwamen we er ook achter dat het niet mogelijk was om gast gebruikers op te zetten, vanwege de tenant restricties die bij deze klant gehandhaafd werden.
Oplossing
Hoe gaan we dit oplosssen? Er moet immers een manier zijn om aan deze klantvraag te kunnen voldoen. En die manier is er. Het is een workaround, dus wellicht niet even effectief als Approval Flow, maar het werkt goed en foutloos.
Hieronder laten we zien hoe je approval workflow voor externe gebruikers kunt bouwen, zonder het gebruik van een licentie.
Instructies
Start met de Manual Trigger
De volgende stap is het instellen van een approval email. Kies hiervoor de actie ‘ Send email with options’.
In de onderstaande afbeelding staan de instellingen voor deze actie. In dit geval wordt er een email naar een Outlook adres gestuurd, maar dit kan ook Gmail zijn. Je kunt zelfs handmatig een email adres intikken.
In het ‘User Options’ veld, hebben we in dit geval gekozen voor ‘Approve’ of ‘Reject’, omdat de opdracht werd uitgevoerd voor een internationale klant. Het gebruik van meer dan twee opties is ook mogelijk en het kan ook uit dynamic content bestaan.
Wij hebben hier ‘Show HTML confirmation dialog’ op ‘Yes’ gezet.
Vervolgens voeg je SelectedOption’ toe in de conditie, om te kunnen zien wat de response van de ontvanger geweest is.
Dit is alles wat je moet doen om de approval workflow te maken.
Resultaat
Onderstaand zie je een voorbeeld van de mail die wordt ontvangen wanneer deze cloud flow af gaat.
Wanneer de ontvanger op ‘Approve’ of ‘Reject’ klikt, krijgt hij zij een bevestiging te zien:
Wanneer de ontvanger bevestigt, is er een bevestigingsbericht in het scherm te zien.
Onderstaand zie je dat de flow met succes is uitgevoerd. De email actie heeft 3 minuten geduurd en dit is omdat wij in dit geval er 3 minuten over hebben gedaan om de email te approven.
Bovenstaand hebben we een manier uitgewerkt waarmee je een approval workflows voor een externe gebruiker kunt versturen, zonder dat de ontvanger een Power Automate licentie nodig heeft. Houdt er echter rekening mee dat dit geen vervanging is voor de echte Approval flows. Wanneer de ontvanger een keuze doorgeeft voor accepteren of weigeren, is er niet de mogelijkheid om een reden of comment toe te voegen.
Uiteindelijk wil je het liefst gebruik maken van Approval flows in Power Automate. maar mocht er zich een situatie voordoen waarbij dit echt niet gaat, dan hopen we je hierbij een oplossing geboden te hebben.