Copilot is een relatief nieuwe toevoeging in Business Central: het is vorig jaar gelanceerd. Helaas merken wij bij Dynamic People dat veel BC-gebruikers deze toepassing nog niet hebben omarmd. Dat is jammer, want het kan helpen grote efficiëntie-stappen te maken.
MS365 – Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central is een alles-in-één bedrijfsmanagementoplossing die speciaal is ontworpen voor het MKB. Het helpt bij het organiseren van boekhouding, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, operaties, projectmanagement en nog veel meer. Praktisch gezien betekent dat: een helder beeld van hoeveel producten je op voorraad hebt, aanstaande leveringen, tot aan hoeveel je dit kwartaal hebt verkocht – allemaal in real-time.
Wat is een copilot eigenlijk?
Letterlijk is een copiloot de tweede piloot in een vliegtuig: degene die naast de hoofdpiloot zit. Zowel de piloot als de copiloot hebben belangrijke rollen bij het navigeren van het vliegtuig en ze werken samen om de veiligheid van de vlucht te waarborgen. De hoofdpiloot draagt de eindverantwoordelijkheid, maar de copiloot kan ook vrijwel al diens taken uitvoeren: ze wisselen vaak van taken tijdens vluchten om vermoeidheid te voorkomen.
Figuur 1. Niet-AI gegenereerde Piloot en Copiloot – pentekening door Laura Muntjewerf | Dynamic People
Als we het hebben over software, zoals bij Business Central, dan verwijst de term ‘copilot’ naar een functie die de gebruiker helpt bij het gebruik van de software. De copilot kan helpen bij het uitvoeren van taken, het doen van aanbevelingen op basis van data, of het geven van inzichten door middel van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. De “digitale copiloot” werkt naast de gebruiker, net zoals een copiloot naast de piloot in een vliegtuig, om taken makkelijker of sneller te doen.
Deze dingen kun je doen met de Copilot van Business Central
In onze BC testomgeving laat ik twee functionaliteiten van de Copilot zien: hoe je de copilot kunt gebruiken voor het schrijven van productomschrijvingen en hoe je de copilot kunt gebruiken om bankreconciliaties te doen (preview-functionaliteit)
1. Tekstsuggesties voor productomschrijvingen
Voor elk product dat je in BC hebt staan, heb je in het rechter paneel onder “Details” de mogelijkheid om een marketingtekst toe te voegen. Dit is anders dan het veld “Description”, wat een korte omschrijving van het product is. De marketingtekst kun je gebruiken als reclame voor je product; je kunt het direct linken naar je website of webshop.
BC Copilot helpt je met het maken van deze marketingteksten op basis van de artikelcategorie en de ingevoerde artikelkenmerken zoals afmeting, materiaal, en dergelijke. De Copilot gebruikt daarvoor OpenAI: het interpreteert de omschrijvende kenmerken en genereerd een marketingtekst die daarbij past. Je kan aangeven of deze tekst een slogan of een paragraaf moet worden. Ook de stijl van de gewenste tekst kan gekozen worden, bijvoorbeeld ‘formeel’ of juist ‘inspirerend’.
Figuur 2. Hier in BC vind je de copilot functie voor marketingtekstsuggesties. Figuur 3 om te zien hoe je het gebruikt.
Het gebruik functionaliteit van Copilot voor het maken van marketingteksten kan erg praktisch zijn. Om te beginnen bespaart het veel tijd, aangezien het snel een tekst maakt die je naar smaakt kunt aanpassen. Verder zorgt Copilot voor eenheid in je communicatie, wat bijdraagt aan een sterke en consistente merkidentiteit. Dus, als je een uitgebreid assortiment hebt kun je met Copilot makkelijk en in een consistente stijl je marketingteksten maken voor een grote hoeveelheid producten.
De voorgestelde marketingtekst wordt altijd gegenereerd in de taal die is gedefinieerd in de BC gebruikersinstellingen. Nederlands een van de talen die ondersteund wordt voor tekstsuggesties, net als Engels.
2. Hulp bij Bankreconciliaties (preview)
Bij het reconciliëren van bankrekeningen vergelijk je de posten in het grootboek met de overschrijvingen die hebben plaatsgevonden op een bankrekening. Je controleert elke transactie om te zien of ze overeenkomen. Business Central kan helpen met deze taak door middel van “Automatisch afstemmen” op de pagina Bankreconciliatie.
Als er dingen niet kloppen, moet je uitzoeken waarom. Dit kost veel tijd. Dit is waar Copilot en AI instappen. Ten eerste gebruikt Copilot AI-technologie om overeenkomsten te vinden in transacties door per regel naar beschrijvingen, data en bedragen te kijken. Bij een match kan Copilot deze regels afstemmen. Dit vermindert het aantal overblijvende niet-afgestemde regels die handmatig beoordeeld moeten worden. Ten tweede wordt AI-technologie ingezet om suggesties te doen: Copilot vergelijke de tansactiebeschrijving met de rekeningnamen in het grootboek, en doet aan de hand daarvan een suggestie van de meest waarschijnlijke grootboekrekening om de transactie naar te boeken. Dit vermindert het handmatige uitzoekwerk om de niet-afgestemde posten te matchen met transacties.
Figuur 4. Hier in BC vind je de copilot functie voor hulp bij bankreconciliaties.
Hoe krijg je de Microsoft Dynamics 365 Business Central’s Copilot?
Voor klanten in Europa zijn de meest recente Copilot functies automatisch ingeschakeld in Update 24. Een deel van de Copilot functionaliteiten is al automatisch ingeschakeld in eerdere versies, of kunnen door een beheerder worden aangezet in Functiebeheer. De hulp bij bankrekeningafstemming is een preview functionaliteit die uitsluitend nog beschikbaar is in Business Central Online.
In deze link vind je meer over de beschikbaarheid van de verschillende functies van BC Copilot, waaronder hoe het zit in andere geografische gebieden de functies zijn uitgebracht en vanaf welke update-versie: https://learn.microsoft.com/nl-nl/dynamics365/release-plan/2023wave2/smb/dynamics365-business-central/copilot-ai-innovation