Archiveren en structureren van financiële documenten

Bij Microsoft Dynamics AX implementaties blijkt keer op keer de klanten een eigen structuur hanteren voor het opslaan van documenten. Aangezien er op dit vlak vele verschillende invalshoeken zijn, gebeurt het vaak dat medewerkers veel tijd kwijt zijn met het terugvinden van de juiste informatie. Waat staat het bestand? Lokaal? Ergens op het netwerk in de map ´finance´? Etc. Los van het feit dat dit veel ergenis oplevert kost het u ook veel tijd en geld.
 
Dit probleem kan verholpen worden met FileLinx. FileLinx kan een grote bijdrage leveren op gebied van ongestructureerde informatie. Waar men in Microsoft Dynamics AX alle informatie gestructureerd opslaat, wordt de overige informatie (bijvoorbeeld e-mail en documenten zoals CV’s, Produkt specificaties, Presentaties, Jaarrekeningen, BTW aangiftes, loonstroken) nog altijd ongestructureerd opgeslagen, op het bedrijfsnetwerk of lokaal op de pc.
 
Classificeren van informatie
Door FileLinx in te zetten kan deze ongestructureerde informatie worden voorzien van Meta-data. Hierdoor wordt informatie gestructureerd (geclassificeerd). Veelal wordt hier gebruik gemaakt van de FileLinx Desktop Manager. De FileLinx Desktop Manager maakt medewerkers bewust van wat ze opslaan en wat niet, waardoor er minder sprake zal zijn van bestands- en datavervuiling. Een gestructureerde eenduidige input zal zorgen voor een verbeterde output.
 
Door informatie te koppelen aan informatie komende uit Microsoft Dynamics AX ontstaat een bedrijfsbrede informatieportal. Onderstaand is een voorbeeld van financiele documenten welke gekoppeld zijn aan een financiële periode en administratie komende uit Microsoft Dynamic AX. In onderstaand voorbeeld worden alle documenten opgevraagd die betrekking hebben op de jaarafsluiting.
 
 

Neem contact (020 303 24 70) op voor meer informatie of een demonstratie.