Klein beginnen, grote impact: de slimme route naar autonome ERP
Facturen die automatisch worden goedgekeurd, inkooporders die zichzelf plaatsen of voorraden die zich zonder menselijke tussenkomst aanvullen; autonome ERP is in opmars. En met die belangstelling groeit ook de drang om er meteen mee aan de slag te gaan, het liefst meteen op de plekken waar de winst het grootst lijkt.
Begrijpelijk, maar niet zonder risico. Want juist daar waar de impact het grootst is, wegen fouten ook het zwaarst. Gebeurt zoiets vroeg in het traject, dan verdwijnt het vertrouwen in het systeem razendsnel, en met dat vertrouwen ook het geloof in de mensen die het hebben gebouwd. Groots uitpakken is dan ook niet de weg naar vertrouwen in autonome ERP. Verstandig starten wel.
Stap 1: Begin klein met processen waarin fouten beheersbaar en eenvoudig terug te draaien zijn.
Stap 2: Stel duidelijke grenzen aan wat ERP autonoom mag beslissen en wanneer een mens het overneemt.
Stap 3: Gebruik pilots om te leren, vertrouwen op te bouwen en stap voor stap op te schalen.
Stap 1: Begin klein met processen waarin fouten beheersbaar en eenvoudig terug te draaien zijn.
Stap 2: Stel duidelijke grenzen aan wat ERP autonoom mag beslissen en wanneer een mens het overneemt.
Stap 3: Gebruik pilots om te leren, vertrouwen op te bouwen en stap voor stap op te schalen.
Verstandig beginnen is klein starten. Bepaal om te beginnen welke beslissingen zich lenen voor automatisering, en bouw daar gerichte pilots omheen. Iedere pilot, hoe bescheiden ook, levert waardevolle inzichten op. Zoals, de manier waarop het systeem tot een beslissing komt, waar de grenzen van die logica liggen en wat de organisatie nog nodig heeft om dit verder uit te breiden.
Beslissingen zijn niet allemaal gelijkwaardig. De ene is zonder veel moeite terug te draaien, de andere niet. Precies dat verschil bepaalt welke processen als eerste in aanmerking komen voor autonome ERP. Blijkt een kleine terugbetaling achteraf onterecht, dan is dat zo rechtgezet. Leidt een strategische inkoopbeslissing tot te veel voorraad, verstoorde leveringen of contractverplichtingen die maandenlang doorlopen, dan ligt dat anders.
Een tweede afweging gaat over de reikwijdte van een fout: blijft die binnen de organisatie, of raakt die ook de buitenwereld? Zolang het systeem nog aan het leren is, mag een misser geen directe gevolgen hebben voor klanten of externe partijen. Bestel je per ongeluk de verkeerde kantoorartikelen, dan merkt niemand buiten de organisatie daar iets van. Gaat een klantorder verkeerd, of wordt een leverafspraak gemist, dan heeft dat grotere gevolgen.
Beide criteria zijn in de praktijk goed te vangen in drempelwaarden. Onder een bepaald bedrag, bijvoorbeeld bij betalingen of inkooporders, neemt het systeem dan zelfstandig een beslissing. Daarboven schuift de beslissing door naar een mens. Niets nieuws onder de zon, want ook medewerkers krijgen niet zomaar onbeperkte goedkeuringsbevoegdheid. Diezelfde logica is één op één toe te passen op een autonoom systeem, met als extra voordeel dat de grens meebeweegt en bijgesteld kan worden zodra het vertrouwen toeneemt.
Bewijzen dát het werkt, dat is niet waar de eerste fase van een autonome ERP-implementatie om draait. Begrijpen hóe het werkt wel. Het gaat om sturen op inzicht, niet op resultaat.
Leg per beslissing vast wat het systeem koos en op basis van welke gegevens, en leg dat naast de keuze die een mens in dezelfde situatie had gemaakt. Zitten daar verschillen tussen? Zijn die te verklaren, en zijn ze acceptabel? Die vragen, besproken tussen IT, operations en de mensen die het proces dagelijks uitvoeren, leveren meer op dan een stapel geslaagde testresultaten uit de beginfase.
Ook buiten die vergelijking om levert elke pilot iets op: hoe reageert het systeem op uitzonderingen, waar loopt de organisatie nog tegenaan, en welke beslissingen zijn (nog) niet geschikt voor automatisering? Wanner je dat structureel bijhoudt, bouw je gaandeweg een referentiekader op waarmee complexere beslissingen straks makkelijker te nemen zijn. Ook intern heeft zo’n kader waarde, want het brengt aan het licht waar kennis ontbreekt en waar de governance nog niet op orde is. Zo vormen kleine pilots samen de bouwstenen voor een aanpak die daadwerkelijk kan opschalen.
Over een paar jaar lopen niet de organisaties voorop die het grootst hebben gedacht over autonome ERP, maar de organisaties die het slimst zijn begonnen. Zoek dus de plek op waar de ruimte om te leren het grootst is. Daar ontstaan het vertrouwen en de ervaring die nodig zijn om later serieus op te schalen.