Adlår Castra is klaar voor de toekomst met Microsoft Dynamics 365
In 2022 begon Adlår Castra met de verkoop en installatie van zijn eigen warmtepompen. Het bedrijf specialiseerde zich al snel op dit gebied, ondanks een dynamische markt die wordt beïnvloed door subsidies en wereldwijde gebeurtenissen. Dankzij deze expertise kunnen ze klanten effectief adviseren en de juiste warmtepomp in slechts één dag installeren. Om de snelle groei te ondersteunen, ging Adlår Castra begin 2023 in zee met Dynamic People om een schaalbare IT-infrastructuur te ontwikkelen. Door bij Adlår Castra Microsoft Dynamics Business Central en Field Service te integreren, verwerken ze nu moeiteloos een groeiend aantal orders en zijn ze voorbereid op uitbreiding, ook internationaal.
Voor wie: Adlår Castra
De behoefte: Een schaalbare en toekomstbestendige oplossing voor het verwerken van bestellingen en betalingen en het plannen van installaties en onderhoud.
Wat: Microsoft Dynamics Business Central en Field Service
Het resultaat: Dankzij de combinatie van Microsoft Dynamics Business Central en Field Service verwerkt Adlår Castra nu probleemloos een groot aantal orders. Het bedrijf is klaar voor verdere groei, ook over de grenzen heen.
Onze expertise: Het naadloos integreren van Microsoft Dynamics CRM met Business Central en Field Service-oplossingen.
Voor wie: Adlår Castra
De behoefte: Een schaalbare en toekomstbestendige oplossing voor het verwerken van bestellingen en betalingen en het plannen van installaties en onderhoud.
Wat: Microsoft Dynamics Business Central en Field Service
Het resultaat: Dankzij de combinatie van Microsoft Dynamics Business Central en Field Service verwerkt Adlår Castra nu probleemloos een groot aantal orders. Het bedrijf is klaar voor verdere groei, ook over de grenzen heen.
Onze expertise: Het naadloos integreren van Microsoft Dynamics CRM met Business Central en Field Service-oplossingen.
De IT-wensen die Adlår Castra begin 2023 had, waren behoorlijk ambitieus. Het bedrijf was nog relatief kort in business, hoewel het met succes een paar honderd warmtepompen had verkocht. Maar Adlår Castra wilde vooruitdenken en zocht een schaalbare oplossing om de verwerking van orders en de verkoop beter te automatiseren. Het bedrijf zou in korte tijd ook in staat moeten zijn om in het buitenland te verkopen zonder de systemen grondig te hoeven aanpassen.
Als je snel groeit zonder vooruit te denken, moet je op een gegeven moment alles migreren naar een ander systeem. Dat kost veel extra tijd en geld en voor medewerkers is het uitdagend om een nieuwe werkwijze aan te leren. Reden genoeg voor Adlår Castra om het direct goed aan te pakken. In dit geval met het CRM-pakket van Microsoft Dynamics in combinatie met Business Central en Field Service
Adlår Castra is in 2022 begonnen met de verkoop en installatie van zelf ontwikkelde warmtepompen. In een bijzonder dynamische markt – beïnvloed door subsidieregelingen en wereldgebeurtenissen – heeft Adlår Castra zich volledig gespecialiseerd in warmtepompen.
Als eerste werd het salesproces aangepakt. Dat verliep nog grotendeels handmatig, vertelt Wiebren van de Schootbrugge, IT-manager bij Adlår Castra. “Op het moment dat we een salesorder aanmaken in het CRM-pakket, staat die nu ook direct in Business Central. Dat pakket maakt automatisch een factuur aan voor de aanbetaling, die wordt teruggezet naar het CRM-pakket en daaraan koppelen we direct een betalingslink voor de klant. Als de klant via die link betaalt, kunnen we direct afletteren dat de betaling is gedaan. Voor de klant is het ook prettig: zodra is besloten een order aan te maken, vindt de klant drie minuten later de order, de factuur en de aanbetaling in de mail. Heeft een klant vragen, dan is de verkoper nog in de buurt om eventueel dingen uit te leggen, waarna de klant de aanbetaling kan doen.” Door deze manier van werken zijn veel handmatige handelingen overbodig geworden. Met hetzelfde aantal mensen kan het bedrijf nu een veel groter klantenbestand aan.
Business Central is een uitgebreide oplossing, waarvan Adlår Castra nog veel mogelijkheden aan het verkennen is. Bijvoorbeeld de integratie van een warehouse management-oplossing. “We willen exact weten wat er uit het warehouse gaat en waar het naartoe gaat. Ook voor onze servicemonteurs willen we bijhouden wat ze bij zich hebben in de bus. Het gaat om kostbare materialen, daar wil je inzicht in hebben.”
“We plukken nu de vruchten van onze investering. Alles begon met een goed businessplan en als ik zie waar we nu staan, denk ik dat we het goed hebben uitgevoerd.”
Wiebren van de Schootbrugge,
IT-manager bij Adlår Castra
Voor de planning blijkt Field Service een waardevolle oplossing. Nadat een order is geplaatst, wordt de werkvoorbereiding gedaan op basis van een aantal foto’s die de klant of de verkoper op locatie aanlevert. In de werkvoorbereiding staat onder meer om welk type installatie het gaat, of het een hybride of volledig elektrische warmtepomp is en waar de leidingen lopen. Daar rolt een takenlijst uit en een lijst van materialen. Zodra alles compleet is, wordt de klant om een tweede aanbetaling gevraagd. Is die gedaan, dan wordt in Field Service een werkorder aangemaakt. Wiebren is erg te spreken over de overzichtelijkheid van Field Service. “Je ziet direct de startlocatie van een monteur en welke installaties in de buurt moeten worden gedaan. Dat scheelt enorm in reistijd. Voor service en onderhoud is een goede planning van de monteurs extra belangrijk, omdat je daar meer klussen op een dag doet en het vaak urgenter is.”
Dat de oplossing toekomstbestendig is, betekent ook dat er nog tal van mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld op het gebied van AI. Een warmtepomp geeft data en reageert op aangepaste instellingen. Op den duur wil Adlår Castra een zelflerend model ontwikkelen dat ieder huis op zijn eigen manier optimaal kan verwarmen. Ook voor de klantenservice zijn er mogelijkheden. AI kan goed immers mails lezen en interpreteren en aan supportmedewerkers voorstellen doen voor vervolgstappen. Daar zijn al de eerste tests mee gedaan en die zijn veelbelovend.
Bij een flinke ingreep in het IT-landschap is het onvermijdelijk dat de implementatie ook ingrijpend is. “Het vraagt om een nieuwe werkwijze die bovendien van de ene op de andere dag plaats moet vinden. Daar moet je mensen goed op voorbereiden, maar ook als het eenmaal werkt, is het logisch dat er nog regelmatig vragen zijn. Dat hebben we volledig samen met Dynamic People begeleid, waarbij zij de lead hadden. Het is prachtig om te zien dat we na een intensieve voorbereiding nu een systeem hebben waar onze medewerkers en klanten veel plezier van hebben.”
Voor bedrijven die een vergelijkbaar traject overwegen heeft Wiebren wel een advies: “Denk een paar jaar vooruit en probeer groot te denken. Je hoeft niet alles direct te implementeren, maar houd er wel rekening mee bij wat je nu bouwt.”
Wiebren is blij met de oplossing die Adlår Castra samen met Dynamic People heeft neergezet. “We hebben bewust een duidelijke architectuur neergezet en een flinke investering gedaan. Daar plukken we nu de vruchten van. De samenwerking met Dynamic People is prima verlopen en verloopt nog steeds goed, al is hun hulp nu minder vaak nodig. Ze denken altijd mee om voor ons een oplossing te vinden. Alles begon met een goed businessplan en als ik zie waar we nu staan, hebben we dat volgens mij goed uitgevoerd.”