behoudt controle over uw openstaande klantfacturen
Microsoft Dynamics 365 F&O biedt verschillende tools “out of the box” om het hele “Credit and collections” proces te beheren. In deze driedelige blogreeks zal ik een aantal onderdelen belichten om te komen tot een “best practice” die gebruikt kan worden om controle te houden over uw openstaande klantfacturen.
Om een goede grip te krijgen op uw openstaande klanttransacties (Customer balances), begint u met het vastleggen van de juiste gegevens in de Customer master. Hiervoor dient u eerst een aantal basisinstellingen te configureren, waarvan de belangrijkste zijn:
1. Klantgroep (verplicht in D365)
Het juist groeperen van uw klanten is essentieel voor een goede rapportage en is de sleutel tot een goed debiteurenbeheer. Hoe u moet groeperen is mede afhankelijk van:
- Heeft u een intercompany relatie? (In dat geval is een aparte klantengroep nodig, of op zijn minst sterk aan te raden).
- Maakt u deel uit van een groep/samenwerkingsverband (bijv. een franchiseorganisatie of een holding)? (Dit kan ook een reden zijn voor een aparte groep als u een speciaal contract heeft over betalingstermijnen, consolidatie, etc.)
- Verder kunt u ook alle klanten groeperen op basis van verschillende gedeelde kenmerken, bijv. de betalingstermijn of de omzetbelastinggroep.
2. Betalingsvoorwaarden
Deze instelling is essentieel voor het bepalen van de vervaldatum van de factuur, maar ook voor eventuele kortingen in verband met het betalingsgedrag. Probeer hiervoor een bedrijfsstandaard in te stellen. Dit houdt alles overzichtelijk en voorkomt fouten bij het aanmaken van transacties, al ondersteunt D365 wel elke variant die je met de klant kunt afspreken.
3. Betaalmethoden
Mijn advies is om minimaal één betaalmethode in te stellen. Bijvoorbeeld “Factuur” voor facturen die per bankoverschrijving worden betaald. Als u B2B/B2C-klanten met automatische incasso heeft of betalingsproviders gebruikt voor webshopverkopen, moet u meer betaalmethoden instellen.
Bij het creëren van de Customer master:
- Hoofdadresgegevens. Volledige postadresgegevens zijn nodig voor verschillende doeleinden of combinaties van doeleinden.
- Contactinformatie. Hier kunt u (primaire) contactinformatie instellen voor verschillende doeleinden. Via de Geavanceerd optie, kunt u “Email account” toevoegen voor Factuur. Dit is voor het versturen van facturen als emailbijlagen.
- Contact voor incasso (Credit and collections). Hier kunt u een contactpersoon/afdeling instellen met een emailadres voor het versturen van incasso-brieven direct vanuit Dynamics 365. Vergeet niet telefoonnummers te registreren. Persoonlijk contact kan resulteren in beter betalingsgedrag van de klant.
- Verantwoordelijke medewerker (Sales demographics). Dit is de interne verantwoordelijke voor dit klantaccount. Deze informatie kan van belang zijn voor interne rapportage en externe communicatie naar de klant in geval van te late betaling van de facturen. Bij het versturen van herinneringen per e-mail kan de verantwoordelijke persoon ook automatisch een dubbele herinnering toegestuurd krijgen.
- Primaire contactpersoon (Sales demographics). Dit is de externe verantwoordelijke voor dit account, in de meeste gevallen de aankoopverantwoordelijke van de klant.
- Andere standaardinstellingen: Betalingsvoorwaarden, Omzetbelastinggroep, Belastingvrijstellingsnummer en Valuta. Na gebruik van de juiste informatie in de Customer master gecombineerd met de juiste informatie van Free text invoice of van Invoicing sales orders, zullen de geboekte facturen een bruikbare Open Customer transactie genereren.
Als de juiste informatie is geregistreerd in de Customer Master, zullen facturen en herinneringen altijd naar de juiste persoon worden gestuurd. Dit zal helpen bij het op tijd betalen van klanten!
Veel klanten denken geld te kunnen besparen door te laat te betalen, maar naar mijn mening kun je meer besparen door een goede overeenkomst te sluiten en op tijd te betalen, met de juiste kortingsafspraken. Dit is momenteel natuurlijk zeer relevant in verband met de lage rente, en zelfs negatieve rente op hoge banktegoeden.
Nu bent u klaar om de betalingen van de klant te verwerken. Hopelijk worden de meeste facturen op tijd betaald door de klant. Als ze niet op tijd betalen, moeten we het Incassoproces starten!
In de volgende blog van deze serie zal ik dieper ingaan op het Incassoproces.