Windows Loader

Benieuwd wat Dynamic People voor u kan betekenen?

+ 31 (0) 20 303 24 70
Logo
Finance & Operations Microsoft 24 juni 2019 Jerry Kamperman

Workflow voor budgetregisterposten in Finance and Operations

Workflow-Budgeting

Voor elke organisatie is het wenselijk dat Budget Managers de budgetregisterposten (origineel budget, budgetrevisie of budgetoverboeking) in het financiële systeem bekijken en goedkeuren . In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kunt u dit snel instellen in de module Budgettering. In de budgetconfiguratie kunt u instellen welke financiële dimensie wordt geactiveerd om te bepalen wie de verantwoordelijke budgetbeheerder is. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat een budgetbeheerder budgetten efficiënt kan herzien en goedkeuren. In dit blog laat ik zien hoe eenvoudig het is om de workflow in te stellen en te gebruiken voor budgetrevisies.

Instellen

Volg de onderstaande stappen om de budgetteringsworkflow en controle in te stellen:

  1. Budgetteringsworkflow
  2. Wijs de workflow toe aan de budgetcode.
  3. Configuratie Budgetbeheer
  4. Gebruikersinstellingen

1. Instellen budgetteringsworkflow

Navigeer naar de Module Budgettering -> Instellen -> Basisbudgettering -> Budgetteringsworkflows.

Maak een nieuwe workflow voor het workflow-type “Workflows voor budgetregisterposten”. Als de workflow is gemaakt, klikt u op de workflow ID. Een nieuw scherm wordt automatisch geopend. Log opnieuw in en stel de andere workflow-instellingen in.

Workflow Budgeting - Set settings

Klik tweemaal op de knop Goedkeuring van budgetjournaalboeking. Selecteer daarna Goedkeuring van budget revisie en klik “Assignment” bovenin het scherm. Selecteer Participant op het tabblad Assignment type.

Workflow Budgeting - Select Participant

Als Type of participant selecteer “Budget manager participants” en Participant is “Budget manager”.

Workflow Budgeting - Select type participant

Ga terug naar het startscherm van de workflow en klik op de knop “Notifications” boven in het scherm. Beschrijf de “Notification text” voor de statussen Approve, Reject en Request change. Dit is de tekst in de emailsjabloon.

Workflow budgeting - text email template

Ga naar het tabblad Recipient en selecteer “Workflow user”.

Workflow Budgeting - Select Workflow User

Ga terug naar het startscherm en klik op “Save and close” -> Activate the new version -> OK.

2. Wijs de workflow toe aan de budget code

Navigeer naar de Module Budgettering -> Instellen -> Basisbudgettering -> Budgetteringsworkflows.

Selecteer de workflow en klik “Versies” bovenin het scherm.

Workflow Budgeting - Select Workflow

Activeer de workflow.

Workflow Budgeting - Activate workflow

De workflow is geactiveerd.

Workflow Budgeting - active

Sluit en ga naar Budgettering -> Instellen -> Basisbudgettering -> Budgetcodes.

Selecteer de workflow en klik op “Bewerken” bovenin het scherm. Vul de workflow ID in het veld Workflow en “Opslaan”.

Workflow Budgeting - Budget revisie

3. Configuratie budgetbeheer

Navigeer naar de Budgettering -> Instellen -> Basisbudgettering -> Configuratie budgetbeheer.

De secties parameters definiëren, budgetmodellen toewijzen, regels voor budgetbeheer definiëren en budgetbeheer activeren moeten worden ingesteld.

Workflow Budgeting - Budget control configuration

Parameters voor budgetbeheer definiëren

Selecteer de financiële dimensies die u wilt gebruiken met de regels voor budgetbeheer. U kunt kiezen uit de financiële dimensies die beschikbaar zijn voor budgettering. Gebruik als rekeningstructuur “Serie P&L”, interval voor budgetbeheer “Boekjaar” en als budgetcyclusduur “Jaar”.

Workflow Budgeting - define parameters

Budgetmodellen aan budgetcycli toewijzen

Wijs een budget model toe aan een budget cycle om budgetcontrole uit te voeren voor de budgetcyclus. Slechts één budgetmodel kan worden gebruikt voor een budgetcyclus.

Workflow Budgeting - Budget Control Configuration

Regels voor budgetbeheer definiëren

Definieer de combinaties van financiële dimensies voor budgetbeheer. Wanneer budgetcontrole is ingeschakeld, worden de combinaties van financiële dimensies die zijn opgegeven in de bereikcriteria gecontroleerd. Als er geen criteria zijn opgegeven, is de regel van toepassing op alle dimensiewaarden.

In het onderstaande voorbeeld is als financiële dimensie “Afdeling” ingesteld om de budgetbeheerder te definiëren.

Workflow Budgeting - define rules

Activeer budgetbeheer

Zet het concept budgetbeheer configuratie op actief. Wanneer u budgetbeheer inschakelt, wordt de actieve configuratie van kracht.

Workflow Budgeting - Activate

4. Gebruikersinstellingen

Navigeer naar Module Systeembeheer -> Gebruikers -> Gebruikers

Zoek de Budgetbeheerders op en wijs hen de rol van Budgetbeheerder toe.

Workflow Budgeting - Assign role

Voorbeeld om de budget revisie aan te maken en in te dienen

Navigeer naar de Module Budgettering -> Budgetregisterposten -> Nieuw.

Vul de gerelateerde waarden in de onderstaande velden in en verzend deze. Opmerking: Ik gebruikte voor dit voorbeeld als financiële dimensie afdeling 177000 “Finance”. Tijdens het definiëren van regels voor budgetbeheer heb ik Jerry Kamperman als Budgetmanager voor deze afdeling ingesteld.

Workflow Budgeting - Example

Na bevestiging heeft Jerry Kamperman een email ontvangen met een link om de budget revisie goed te keuren, af te wijzen of te annuleren.

Wanneer u wilt controleren of de workflow goed werkt, controleert u na bevestiging “Workflowhistorie” via de knop Workflow  bovenin het scherm.

Workflow Budgeting - example

Dit is absoluut een snelle en leuke tool om het voor alle financiële afdelingen te gebruiken. U kunt ook dezelfde workflow instellen voor originele budgetten en budget overboekingen. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Jerry Kamperman