Want factuurdata inkloppen is echt niet meer van deze tijd.
Automatische data capture van facturen, moet je dat willen? Je wilt straks niet meer anders, zo is onze stellige overtuiging. Bij Dynamic People werken we met ReadSoft in combinatie met ExFlow. “Als je het zelf ook gebruikt, kun je het goed adviseren en weet je exact wat het kan en hoe je verbeterslagen kunt maken. Daar profiteren wij én onze klanten van,” zegt consultant Nienke Verweij.
ReadSoft is ideaal voor de optimalisatie van factuurautomatisering. Nienke: “Het pakket sluit bijzonder goed aan op ExFlow. De software haalt automatisch gegevens uit elke inkomende factuur. “
Er zijn verschillende pakketten op de markt om de factuurstroom te automatiseren. “Maar meestal draait dat als losse module bovenop je ERP. ExFlow is volledig geïntegreerd in Dynamics AX. Het grote voordeel daarvan is dat alle settings één-op-één worden meegenomen, van factuurregistratie tot grootboekrekening. ExFlow is een grote stap voorwaarts, maar dan blijf je nog steeds alle factuurinformatie overtypen. Het is een stuk minder tijdrovend als je ReadSoft het werk voor je laat doen.”
Data-extractie door optical character recognition (OCR)
“Je haalt de facturen op in ReadSoft. Alle belangrijke gegevens worden door ReadSoft automatisch herkend en vastgelegd. De software beschikt over landspecifieke templates met taalherkenning voor gangbare woorden zoals btw- en factuurnummer, factuurdatum etc. Wanneer je akkoord geeft, hoef je de informatie enkel nog maar te pushen naar ExFlow.”
Leren loslaten
Vaak is het een tweetrapsraket en starten bedrijven met ExFlow, maar wachten nog even met ReadSoft. “Het is even wennen, durven vertrouwen op intelligente, zelflerende software. Mensen willen een vinger aan de pols houden. Zeker in het begin zie je dat men het een eng idee vindt, maar dat is nergens voor nodig. Het systeem neemt niet zomaar alles over, je blijft zelf de regie houden. Pas na je laatste controleslag, je finale akkoord, push je de facturen naar ExFlow.”
Direct aan het werk
Zodra ReadSoft is geïnstalleerd, gaat het zonder dat het verder is gecustomized aan het werk en vult een aantal velden automatisch in. “Kies het template dat bij je past en zodra je de eerste factuur inleest, zie je meteen resultaat. Er worden direct al zaken herkend en dat bespaart dus gelijk al tijd omdat je die informatie niet meer over hoeft te kloppen.”
Vanaf dat moment ga je het systeem (op)voeden en wordt het met de dag slimmer. “In een apart scherm zie je wat het heeft herkend én wat het nog meer denkt te herkennen. Daar geef je wel of niet goedkeuring aan zodat het systeem weet dat het de zaken goed heeft gezien en op basis daarvan gaat het steeds meer herkennen. In feite wordt het systeem steeds slimmer en kun je er steeds meer aan toevertrouwen.”
Er is een on premise en een online versie
“Online is heel toegankelijk en snel. Het is er in een versie met én zonder herkenning op factuurregelniveau. De on premise versie heeft altijd factuurregelherkenning, maar daar hangt dan ook een ander prijskaartje aan dan aan de online versie zonder deze functionaliteit.”
Licenties voor ReadSoft zijn gebaseerd op het aantal te verwerken facturen. “Wij zijn partner voor ExFlow en daar betrekken we ook de bijbehorende licenties voor ReadSoft. Het is voor ons de ideale combinatie voor organisaties die met Dynamics AX werken én het Accounts Payable Automation proces willen optimaliseren.”
Bent u klaar voor de demo? Wij wel. Bel en we tonen bij u aan tafel hoe ReadSoft werkt voor u!