Home / Nieuws / Online Invoicing met EM/ER
13 januari 2022
Door: Simon van Dijk

Online Invoicing met EM/ER

Wat is online invoicing?

Wat is Online Invoicing, ook bekend als Electronic Invoicing of e-Invoicing, en hoe kan het worden toegepast voor uw klanten in Dynamics 365 for Finance and Supply Chain Management? Online factureren is niets anders dan het elektronisch verwerken van digitale facturen in een boekhoudsysteem vanuit een geautomatiseerd systeem, in ons geval D365FSCM. Voor het afhandelen van online facturatie in D365FSCM hebben we twee soorten functionaliteiten beschikbaar die nauw met elkaar samenwerken: Electronic Messaging (EM) en Electronic Reporting (ER). In deze blog vertel ik hier meer over en beschrijf ik een scenario dat we hebben geïmplementeerd voor een van onze internationale klanten.

 

Electronic Messaging

Recentelijk hebben de regeringen en wetgevende autoriteiten van verschillende landen over de hele wereld rapportage-eisen ingevoerd voor ondernemingen die in die landen zijn geregistreerd. Het doel van de eisen is om het mogelijk te maken data te verkrijgen van die bedrijven in een elektronisch formaat, rechtstreeks uit de systemen waar het werd geboekt, opgeslagen en verwerkt.

De EM-functionaliteit in D365FSCM is bedoeld om dit soort elektronische interoperabiliteit tot stand te brengen tussen D365FSCM en de systemen die regeringen en wetgevende instanties aanbieden voor het rapporteren, indienen en ontvangen van officiële informatie.

Enkele basisbegrippen in deze EM-functionaliteit zijn:

 

  • Elektronisch bericht: een rapport of opgave die moet worden verzonden, zoals een rapport dat naar een belastingkantoor wordt gestuurd.
  • Elektronisch bericht-items: records die in het gerapporteerde bericht moeten worden opgenomen.
  • Elektronische berichtverwerking: een keten van gekoppelde of niet-gekoppelde acties die moeten worden uitgevoerd om de vereiste data te verzamelen, rapporten te genereren, data op te slaan in Azure Blob storage, rapporten buiten het systeem te verzenden, antwoorden van buiten het systeem te ontvangen en de database bij te werken op basis van de informatie die wordt ontvangen.

De volgende afbeelding toont de data flow voor EM:

Electronic Reporting

De EM-functionaliteit is nauw geïntegreerd met de ER-module, die u kunt gebruiken om formats voor de elektronische berichten te configureren in overeenstemming met de wettelijke vereisten van de verschillende landen. ER wordt beschouwd als het belangrijkste standaard instrument ter ondersteuning van lokalisaties en stelt u in staat deze formats gedurende hun levenscyclus te beheren. Aangezien de eisen van overheidsinstanties regelmatig kunnen veranderen, betekent dit dat in die gevallen de formats voor elektronische berichten moeten worden aangepast.

In plaats van het uitbreiden van de code voor D365FSCM om te voldoen aan de wet- en regelgeving voor verschillende landen, kan elke zakelijke gebruiker deze ER-tool eenvoudig configureren en gebruiken zonder ook maar één regel code te hoeven gebruiken. Hoewel… dit is wat Microsoft beweert, en zoals gebruikelijk zijn de zaken iets ingewikkelder dan dat. De hulp van een functioneel consultant en een ontwikkelaar is bijna altijd nodig om alles werkend te krijgen!

 

Verwerking van Online Invoicing

Dus hoe wordt EM/ER toegepast voor de verwerking van online facturering? Zie de acties in het volgende schema:

De EM-functionaliteit ondersteunt de volgende scenario’s voor het online factureringsproces:

 

  • Verzamelen en verwerken van informatie uit een databron (een D365FSCM-tabel) als berichtitems.
  • Sla aanvullende informatie op en evalueer verschillende waarden door specifiek gedefinieerde executable classes in relatie tot berichten en berichtitems aan te roepen.
  • Verzamel informatie die is opgehaald in berichtitems, splits die informatie op per bericht, en genereer rapporten die in de bijbehorende ER-formats staan.
  • Verzend de gegenereerde rapporten naar een webservice door gebruik te maken van beveiligingsinformatie die is opgeslagen in de Azure key vault.
  • Een reactie van een webservice ontvangen, de reactie interpreteren en gegevens in D365FSCM bijwerken waar nodig.
  • Opslaan en bekijken van alle gegenereerde rapporten.
  • Opslaan en bekijken van alle loginformatie die is gerelateerd aan acties die worden uitgevoerd voor een bericht of berichtitem (opgeslagen als bijlagen die zijn gekoppeld aan deze berichten en berichtitems).
  • De verwerking controleren door middel van verschillende berichtstatussen en berichtitemstatussen.

OK, nu we wat algemene achtergrondinformatie hebben, kunnen we het hebben over ons specifieke klantenscenario. Eén van onze internationale klanten heeft een locatie in Hongarije…

 

NAV Online Invoice System

“Navision?”, hoor ik u even denken… Geen zorgen, NAV is de naam van de Hongaarse belastingdienst: Nemzeti Adó- és Vámhivatal. Mijn Hongaars is vrij slecht, dus ik zal het maar houden op: Nationale Belasting en Douane Administratie. Deze NAV heeft bepaald dat vanaf 1 juli 2018 bedrijven in Hongarije verplicht zijn gegevens van hun afgegeven facturen aan te leveren aan het “Real-Time Invoice Reporting” (RTIR) platform van het online factureringssysteem.

Het betreft een online openbaarmaking van de gegevens van de facturen met een btw-bedrag van ten minste 100.000 HUF (wat op dit moment neerkomt op ongeveer 280 EUR). De belastingbetaler is verplicht de belastingdienst gegevens te verstrekken over facturen en gelijkaardige documenten die zijn uitgereikt voor de levering van goederen en diensten die door de belastingbetaler zijn geleverd. Daartoe heeft de nationale belastingdienst een elektronisch platform ter beschikking gesteld, het “NAV Online Invoice System”.

 

Real-Time Invoice Reporting setup in D365FSCM

Om de online facturatie werkend te krijgen in een Hongaarse rechtsentiteit in D365FSCM, moesten we ER-configuraties opzetten en de functionaliteit voor elektronisch berichtenverkeer voor RTIR configureren. De volgende taken moesten worden uitgevoerd:

 

  • Importeren van de meest recente versies van de benodigde ER-configuraties (Invoices Communication Model, Electronic Messages framework model, RTIR-model mappings en RTIL-gerelateerde XML-formats) en instellen van applicatie-specifieke parameters.
  • Stel de EM-functionaliteit in door een pakket gegevensentiteiten te importeren dat een voorgedefinieerde EM-configuratie bevat.
  • Stel alle parameters in om de EM-functionaliteit gebruiksklaar te maken voor RTIR.
  • Test het RTIR-proces door automatisch acties uit te voeren die in de verwerking zijn opgenomen, op basis van de status van berichten en berichtitems. Hiervoor konden wij gebruik maken van de beschikbare NAV-testwebsites en webservices.

We hebben een aantal uitdagingen moeten overwinnen om alles werkend te krijgen in D365FSCM. Het was een interessante kwestie van:

 

  • Vallen en opstaan,
  • Debuggen en analyseren van de technische foutinformatie in de XML van de responsberichten die van de webservice werden ontvangen,
  • Het maken van een afgeleide versie van de “RTIR mapping”-configuratie om een paar bugs op te lossen,
  • Aanpassen van applicatiespecifieke parameters van de “RTIR Invoice Data (HU)”-formatconfiguratie
  • Fine-tunen van de financiële setup, enz.

 

Conclusie

Uiteindelijk waren we in staat om onze klant succesvol te helpen bij het naleven van de lokale elektronische belastingwetgeving. Het was een geweldige ervaring om te zien hoe D365FSCM met EM/ER een regelgevingsfunctie ondersteunt voor specifieke landen, om een technologische oplossing te implementeren die geautomatiseerde en elektronische communicatie met de belastingautoriteiten mogelijk maakt: Online Invoicing in de praktijk!