Windows Loader

Benieuwd wat Dynamic People voor u kan betekenen?

+ 31 (0) 20 303 24 70
Logo
08 juni 2020 Ana Marques

Hoe je tijd bespaart met Advanced Bank Reconciliation in Dynamics 365 Finance

Pic1 Ana

Ik hou van de functie Advanced Bank Reconciliation in Microsoft Dynamics 365 Finance en weet je waarom? Met deze out of the box-functionaliteit kunnen we snel bankafschriften importeren, automatisch de banktransacties matchen, bankkosten doorgeven en dat alles in slechts enkele minuten.

Wat dit betekent?

Dit betekent dat je door het vereenvoudigen en automatiseren van dit proces zult merken dat deze oplossing bijna al je banktransacties zal ‘opruimen’, waardoor er slechts een klein bedrag overblijft voor de interventie door de gebruiker.

Bijvoorbeeld:

Stap 1: Je importeert je bankafschrift

Zorg ervoor dat je Reconcile After Import hebt ingesteld op Ja.

Import your bank statement

Stap 2: Wacht een paar seconden en voilá:

a) het bankafschrift wordt automatisch aangemaakt en gevalideerd (als er fouten zouden zijn, zou je die in de meldingsbalk zien).

Screenshot Bank Statement

b) De Bank Reconciliation wordt automatisch aangemaakt

Screenshot Bank Reconciliation

c) De ingestelde Matching Rules zijn automatisch uitgevoerd en dus is het niet nodig om deze transacties handmatig te matchen.

Screenshot Matching Rules

De volgende stappen zouden kunnen zijn:

a) Controleren of er nog transacties zijn die handmatig moeten worden verwerkt

2) Doorgeven van de bankkosten via het formulier Bank Statement.

3) Klikken op Mark als Reconcile en je bent klaar!

Hoe zit het met de setup, is het complex?

Natuurlijk kunnen we dit proces moeilijker maken. Maar ik wil je in dit blog graag laten zien dat je met een relatief eenvoudige configuratie deze functionaliteit kunt activeren en alle voordelen kunt behouden.

Configureren van formats voor bankafschriften

De opzet voor het importeren van bankafschriften varieert en is afhankelijk van het format van je elektronische bankafschrift. Dynamics 365 ondersteunt standaard drie verschillende formats van bankafschriften: ISO20022, MT940 en BAI2. Meestal gebruiken we MT940 en BAI2.

Screenshot Bank Statement Formats

Het configureren van Cash & Bank Parameters

Bij Cash & Bank Parameters vind je enkele basisinstellingen. Persoonlijk activeer ik graag de instelling Show Statement Line in Debet/Credit. Die instelling maakt het mogelijk om het bankafschrift in twee afzonderlijke debet- en creditkolommen weer te geven. Selecteer je deze instelling niet, dan worden de bedragen in dezelfde kolom geplaatst en voorzien van het juiste teken.

Al deze instellingen zijn echter optioneel.

Screenshot Bank Parameters

De Reconciliation Matching Rules

We hebben nu mijn favoriete deel van dit configuratietraject bereikt, de plek waar de magie plaatsvindt!

Een regel voor reconciliatiematching is een reeks criteria die wordt gebruikt om de regels van bankafschriften en banktransacties tijdens het reconciliatieproces te filteren.

Voor onze situatie heb ik twee eenvoudige matching-regels opgesteld:

1. Bank Fees – Door deze regel uit te voeren identificeert Dynamics 365 alle transacties in het bankafschrift met een banktransactiecode die gelijk is aan N788 en “markeert deze als nieuw”. Dit betekent dat deze transacties nieuw zijn in het systeem, zodat we deze transacties nu direct op een kostenrekening kunnen boeken.

Screenshot Bank Fees

2. Match Documents – Op basis van criteria zoals bedrag, documentnummer en betalingsreferentie vindt Dynamics 365 automatisch de transacties op de bankafschriften en zorgt voor matching.

Screenshot Match Documents

We kunnen zoveel regels voor matching aangeven als we maar willen. Hoe complexer ze zijn, des te groter de voordelen.

We kunnen deze regels ook combineren tot een set Reconciliation Matching Rules, waardoor we ze als combinatie kunnen gebruiken:

Screenshot Reconciliation Matching Rule Set

Het configureren van bankrekeningen

Tot slot het deel dat alles bij elkaar brengt: het tabblad Reconciliation voor de bankrekeningen.

De belangrijke stappen die je hier uitvoert zijn:

1. Advanced Bank Reconciliation: Ja

2. Statement Format: Kies het juiste format voor je bank

3. Reconcile After Import: met deze instelling zal het systeem automatisch het volgende uitvoeren:

a) Validatie van het bankafschrift.

b) Aanmaken van een nieuw bankreconciliatie- en werkblad, en

c) Uitvoeren van de standaard set met matching rules (Default Matching Rule Set).

4. Default Matching Rule Set: Selecteer hier de matching rule set die je standaard wilt gebruiken.

Screenshot SetUp

Nuttige links:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/cash-bank-management/set-up-bank-reconciliation-matching-rules

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/cash-bank-management/reconcile-bank-statements-advanced-bank-reconciliation

 

De volgende stap?

Als je meer wilt weten over de voordelen van deze functie voor jouw organisatie, neem dan contact met ons op! Bel: 020-3032470 of mail naar info@dynamicpeople.com.