Een dagje meelopen
Sinds januari 2019 werkt Oasen volledig met Dynamics 365 for Field Service. Een paar maanden na de daadwerkelijke implementatie ging Marieke van Wolfswinkel een dag mee met een Oasen monteur. Eén van de monteurs die dagelijks met het systeem werkt. Marieke ging mee om te zien hoe het nieuwe systeem hem bevalt. En waar we het nog meer kunnen afstemmen op de werkwijze van de monteurs.
Dynamics 365 for Field Service
Kort na de livegang van Dynamics 365 for Field Service bij Oasen vonden verschillende monteurs het lastig om hun activiteiten in het nieuwe systeem te krijgen. Ondanks de verschillende trainingen die vooraf gegeven zijn, bleek het daadwerkelijk werken met Field Service lastiger dan verwacht. De monteur: “Het wennen aan het nieuwe systeem duurde bij sommige monteurs langer dan bij anderen. Maar op dit moment kan iedereen goed uit de voeten met de nieuwe situatie.” Ook andere monteurs die we tegenkomen op verschillende projecten bevestigen dit. Veel punten werken nu makkelijker dan in de oude situatie, maar er komen ook een paar potentiële verbeterpunten naar voren.
Verbeterpunten Field Service proces
Oasen werkt binnen het Field Service proces met de Dynamic Configurator. Deze configuratortool maakt het voor de monteur mogelijk om op basis van het uitgevoerde werk een vragenlijst in te vullen die specifiek van toepassing is op dat werk. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van schade, kan de monteur dit aangeven en alle relevante informatie direct na het afronden van de Werkorder invoeren. Vervolgens worden benodigde interne vervolgacties automatisch ingepland. De monteur geeft aan dat deze vragenlijsten nog verder gefinetuned kunnen worden om zo nóg efficiënter te kunnen werken. Bijvoorbeeld door vragen die bij bepaalde typen Werkorders nooit van toepassing zijn, weg te filteren.
Wat opvalt is dat de monteur elke keer na het afronden van een werkorder bij een klant een map met onderdelen en nummers erbij pakt. Hij geeft aan dat het zoeken in de nieuwe situatie lastiger is geworden. Hij zoekt nu liever de exacte artikelnummers op in de map om er zeker van te zijn dat hij het goede product kiest. In de vorige situatie werden eerst de meest gekozen artikelen getoond en vaak stonden dan de benodigde artikelen er direct bij. Deze functionaliteit ontbreekt in de huidige situatie. Daarnaast blijkt dat de benamingen van artikelen niet uniform is. De ene keer staat er “Watermeter” en de andere keer “Watermrt.”. Dat maakt het zoeken naar het correcte artikel lastig.
Functionaliteiten toegevoegd
Ondertussen is de functionaliteit waarbij de meest gekozen artikelen worden getoond geïntroduceerd bij de monteurs. Ook wordt bij Oasen intern gekeken of de benamingen op zo’n manier kunnen worden aangepast dat het zoeken op naam gemakkelijker wordt. Beide wijzigingen maken de artikelenmap die de monteurs nu nodig hebben grotendeels overbodig.
Een dag meelopen met een monteur die het systeem daadwerkelijk gebruikt is erg verhelderend. Het is snel zichtbaar waar nog winst te behalen is en hoe dit te doen. De inzichten zijn direct toepasbaar bij Oasen, maar zijn ook belangrijke learnings voor bij andere klanten en toekomstige projecten.