Benieuwd wat Dynamic People voor u kan betekenen?

+ 31 (0) 20 303 24 70
Logo
Tech Blogs 16 oktober 2020 Matthijs van Schaik

Beheer je verwachte operationele kosten ten opzichte van de werkelijk ontvangen kosten

money

In een eerder blog (Hoe je alle extra kosten van een trade deal managet) hebben we het over de automatische berekening van de verwachte operationele kosten tijdens het vastleggen van transacties. In deze post kijken we naar het proces van het ontvangen van een factuur en het creëren van een relatie tussen de factuur en de verwachte operationele kosten.

Deze functie, “Financial Events”, biedt een aantal belangrijke voordelen voor uw organisatie:

  • Pre-post analyse helpt om de verwachte kosten binnen toekomstige transacties of zendingen beter te voorspellen
  • Een overzicht van welke kostenfacturen nog te ontvangen en te vrijgeven toerekeningen
  • Het automatiseert het accrual release proces
  • Het verstrekt informatie over de gemaakte marge

 

Het proces in het kort

Op het moment dat een handelsovereenkomst logistiek gepland is voor uitvoering, wordt een inkooporder, zending (en/) of verkooporder aangemaakt. Dit leidt tot het creëren van een financiële gebeurtenis per verwachte kostencomponent. De vrachtkosten (PO-Freight) voor deze zending worden bijvoorbeeld verwacht 8500 EUR te bedragen.

Op het moment van de productontvangst, het begin van de verzending of het boeken van de verkoopfactuur, worden de verwachte kosten financieel geboekt als overlopende rekeningen.

In dit voorbeeld is de ontvangen factuur lager dan de geboekte toerekening, 8400 EUR. Na factuurregistratie ontstaat er een relatie tussen de daadwerkelijke factuur en de financiële gebeurtenis (verwachte kosten).

Na goedkeuring van deze relatie wordt de daadwerkelijke factuur geboekt. Deze boeking resulteert in een resterend saldo van 100 EUR. Op basis van de verwachte kostenberekening wordt dit bedrag alsnog verwacht.

Als deze werkelijke kosten niet worden ontvangen, kan de status van de financiële gebeurtenis worden bijgewerkt naar Vervuld. Hierdoor wordt het systeem geactiveerd om de opbouw van 100 USD vrij te geven aan de P&L.

De vrijgave van opbouw kan vanuit verschillende plaatsen binnen het systeem worden beheerd. Dit om het proces van vrijval op transactiebasis en het opschonen van de balans te versnellen:

  • De daadwerkelijke factuur is gerelateerd aan de financiële gebeurtenis
  • Handleiding uit het financiële evenementformulier
  • Als de gerelateerde logistieke bewerking is ingesteld op gesloten, worden alle gerelateerde financiële gebeurtenissen op vervuld gezet

De uiteindelijke status van een financiële gebeurtenis heeft een saldo van 0,00 en de uitvoeringsstatus is vervuld.

Voor meer informatie kun je ons bereiken via info@dynamicpeople.com of bel 020-3032470.