2 uitgelichte functies in de Business Central 2020 Release Wave 2
Financiële Journalen controleren op de achtergrond
Wat is de toegevoegde waarde van deze functie?
Elke Business Central-gebruiker die een financieel journaal heeft aangemaakt en gepost, kent het belang van het vastleggen van de juiste informatie in een financieel journaal. Het kan een uitdaging zijn om onder andere verplichte dimensies, combinaties van BTW-boekingsgroepen en boekingsdatums bij te houden.
Elke gebruiker heeft uiteraard zijn eigen verwerkingsvolgorde en voorkeuren bij het aanmaken van financiële journalen. Bijvoorbeeld door (of juist niet) de previewpost en/ of testrapportage te gebruiken. Om zo te controleren of hun journaal geen boekingsfouten bevat of systeem- of bedrijfsvereiste informatie mist.
Het behoeft geen betoog dat als het om goedkeuringen gaat, fouten eenvoudig te missen zijn als ze niet worden gecontroleerd voordat het goedkeuringsproces wordt gestart. En dit kan betekenen dat het journaal bij fouten weer opnieuw moet worden goedgekeurd.
Microsoft heeft nu validaties geïntroduceerd die problemen met journaalposten kunnen helpen voorkomen voordat ze zich voordoen. Dit betekent dat de gebruiker mogelijke fouten vroegtijdig kan zien, met onopvallende visuele indicaties dat er een probleem in de regel is. Dit helpt om de productiviteit en efficiëntie van boekingen van financiële journaals in Business Central te verbeteren.
JA, DIT IS EEN MOOIE FUNCTIE! HOE GEBRUIK IK HET?
Op de pagina General Journal Batch, kan je “Background Error Check” kiezen om Business Central de financiële journalen te laten valideren terwijl je eraan werkt.
Wanneer de validatie is ingeschakeld, wordt de journaalcontrole naast de journaalregels weergegeven als een Factbox en worden problemen in de huidige regel en in de hele batch weergegeven. Validatie vindt plaats wanneer je een financiële journaalbatch laadt en wanneer je een andere journaalregel kiest. De tegel Totaal aantal problemen in de factbox toont het totale aantal problemen dat Business Central heeft gevonden. Als je deze aanklikt, wordt een overzicht van de problemen geopend.
Je kunt de acties “Show Lines with Issues” en “Show All Lines” gebruiken om te schakelen tussen journaalregels die al dan niet problemen hebben.
De nieuwe factbox Journaalregeldetails biedt een snel overzicht van en toegang tot gegevens uit de journaalregels, zoals de grootboekrekening, klant of leverancier. En tot de boekingsinstellingen voor specifieke rekeningen.
Deze functie kan standaard worden ingeschakeld voor alle Business Central-klanten in Business Central 2020 Release Wave 2. Voor de volledige details en updates in deze feature en release, kijk hier.
Waarschuw gebruikers voor risicovolle wijzigingen in bepaalde velden
Wat is de toegevoegde waarde van deze functie?
Momenteel was het in een standaard Business Central alleen mogelijk om wijzigingen in gegevens bij te houden via de Change Log-functionaliteit. Maar dit is pas achteraf, nadat wijzigingen hebben plaatsgevonden en dat is als je Applicatiebeheerder de wijzigingen bijhoudt en beoordeelt!
Het bijhouden van wijzigingen is alleen niet voldoende. Je verwacht dat je op de hoogte wordt gesteld van wijzigingen in velden die risicovolle en bedrijfskritische gegevens bevatten, zoals bankrekeninggegevens van leveranciers, bedrijfsnaam, adressen, enzovoort.
Met de grote hoeveelheid gegevens waarmee bedrijven werken en het steeds groter wordende belang van het beschermen en bijhouden van wijzigingen in die gegevens, is de introductie van deze functie zeer welkom.
JA, DIT IS EEN MOOIE FUNCTIE! HOE GEBRUIK IK HET?
In de “Monitored Fields Worksheet” kun je nu een lijst met velden definiëren die risicovolle en bedrijfskritische gegevens bevatten waarvan je op de hoogte wilt worden gesteld wanneer ze worden gewijzigd.
- In het veld “Table No.” type of selecteer je de tabel waarin je het relevante veld wilt selecteren, bijv. Tabel 288 (Bankrekening van leverancier).
- Type het veldnummer in of selecteer het voor de gewenste bewaking, bijv. veld 24 (IBAN).
- Stel de boolean (aankruisvakje) in op “Notify” = true
