“DE STABIELE BASIS STAAT, DAAROP BOUWEN WE VERDER EN PAKKEN WE DOOR”
Dat het Microsoft Dynamics 365 ging worden, stond als een paal boven water voor Oasen, maar de implementatiepartner is pas na een strenge aanbestedingsprocedure geselecteerd. Dynamic People kreeg de opdracht op basis van ‘Best Value Approach’ gegund.
Voorafgaand aan de definitieve gunning in december 2017, was het in twee maanden tijd opgestelde projectplan – door Dynamic People samen met Oasen opgesteld – goedgekeurd. Daarmee stonden de grote lijnen op papier en zo kon er in januari direct een vliegende start gemaakt worden met de fasegewijze implementatie van de verschillende onderdelen.
EEN GEÏNTEGREERDE TOTAALOPLOSSING
De financiële boekhouding, alle logistieke- en inkoopprocessen en het projectenbeheer worden ondergebracht in Dynamics 365 for Operations. Het totale klantenbestand en de meeste klantprocessen van Oasen worden ingericht in Dynamics 365 for Sales (CRM) en de buitendienstmensen gaan werken met Dynamics 365 for Field Service.
EEN TEAM VAN SPECIALISTEN VAN HET ALLEREERSTE UUR …
“Het was vooraf zeker geen gelopen koers,” vertelt Michel Lecluse die hoorbaar trots is dat Dynamic People dit spraakmakende project gegund heeft gekregen. “We moesten net als alle andere aanbieders alles uit de kast halen. Aantonen dat je de expertise in huis hebt voor een project van deze omvang en dat je de taal van de klant spreekt. Omdat we al een aantal jaar een vaste kennispartner voor Oasen zijn hadden wij het voordeel het bedrijf en een groot deel van de processen al te kennen. Bovendien hebben we meerdere relaties in de drinkwaterwereld, dus we hebben een bewezen trackrecord. Maar ook wij zijn vooraf uitgebreid geïnterviewd en hebben onze plannen moeten onderbouwen. De mensen die zijn geïnterviewd, hebben ook van A tot Z de tender geschreven en zijn dus volledig op de hoogte van alle ins en outs en zij draaien nu het project. Dit is een megaproject, maar ik heb een dijk van een team – want we worden ook nog eens ondersteund door de nodige ervaren consultants – en dan kan je bergen verzetten. Met het core team werk ik al bijna tien jaar samen en dan ben je goed op elkaar ingespeeld en kun je elkaar optimaal opvangen en aanvullen.”
EEN DRIETRAPSRAKET WAARBIJ WE TELKENS FUNCTIONALITEIT TOEVOEGEN
De totale implementatietijd bedraagt volgens planning circa twee jaar en de opdracht behelst aansluitend ook het onderhoud middels een Service Level Agreement voor nog eens acht jaar.
Michel Lecluse: “De samenwerking met key users en de projectleider aan klantkant verloopt goed en het lukt naar verwachting om het CRM stuk rond de zomer op te leveren. We hebben heldere mijlpalen gedefinieerd. Field Service staat gepland voor september en Finance & Operations voor januari 2019. Het is een ongoing proces van workshops, ontwerpen, schrijven, prototypen, goedkeuren, inzetten en doorgaan. Door het in direct toepasbare delen aan te bieden, gaat het leven bij de mensen. Zo krijgen we de hele organisatie betrokken en kan men gaandeweg steeds meer van de functionaliteit genieten.”
OOK WIJ BEWAKEN DE UREN IN ONZE EIGEN MICROSOFT DYNAMICS 365 OMGEVING
“Eindeloos uren verbranden is geen kunst,” zegt Michel Lecluse, “maar ook voor ons geldt dat we moeten zorgen dat we binnen budget blijven en aan het eind van de rit als het even wil ook nog iets verdienen. We hebben scherp aangeboden en dat maakt het extra spannend. Dan is een goed CRM met urenregistratie onontbeerlijk. In eerste instantie hebben we iets meer uren gemaakt dan begroot. Dat was omdat we de basis gewoon heel goed neer wilden zetten en daar plukken we nu de vruchten van, want we kunnen nu echt meters maken. Het streven is om zo snel als mogelijk alle medewerkers van Oasen tot volle tevredenheid van dit nieuwste paradepaardje van Microsoft gebruik te laten maken; van de monteurs die op hun laptop of mobiel de storingen verhelpen en debiteuren-/crediteurenbeheer die automatisch de binnenkomende facturen verwerken tot en met klantenservice die met de ingerichte binnendienstprocessen geholpen zijn en de magazijnmensen die met het mobile warehouse management werken. Het beste van het beste, op de ideale manier geïmplementeerd.”