Details
Organisatie
SWK
Oplossing
Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement
Business Case
Het creeëren van een toekomstbestendige, generieke en gestandaardiseerde oplossing voor de ondersteuning van de primaire processen voor alle afdelingen binnen SWK
SWK MAAKT DIGITALISERINGSSLAG MET DYNAMIC PEOPLE
Al meer dan 40 jaar verstrekt SWK waarborgcertificaten aan verkrijgers van woningen van bij SWK aangesloten ondernemers in de bouwsector. Het waarborgcertificaat beschermt kopers tegen de risico’s die verbonden zijn aan de aanschaf van een nieuwe woning. De belangrijkste processen die SWK uitvoert zijn risicobeoordeling van deelnemers en bouwplannen (juridisch, technisch en financieel), -planacceptatie, uitgifte van certificaten, bemiddeling bij klachten en afwikkeling van beroepen op de waarborg.
In maart 2020 is SWK gestart met het inrichten en invoeren van een Cloud platform voor de ondersteuning van de primaire processen voor alle afdelingen. SWK heeft Dynamic People gevraagd haar te begeleiden naar een toekomstbestendige, generieke en gestandaardiseerde oplossing voor de ondersteuning van deze processen. Daarnaast verzorgt Dynamic People de begeleiding van de medewerkers in de overgang naar deze nieuwe manier van werken.
EEN COMPLETE OPLOSSING
De basis van de oplossing is Dynamics 365 Customer Engagement. Deze omgeving is in staat SWK te ondersteunen bij onder andere planadministratie, bouwplanacceptatie, certificering, klachtenafhandeling en risicomanagement. Om haar deelnemers meer inzicht te geven en in control te laten zijn op de ingediende (nieuwe) bouwplannen, wordt er gebruik gemaakt van de Power Apps Portal. Voor afhandeling van het primair proces worden er koppelingen gerealiseerd met Exact Online en SharePoint. Power BI zal uiteindelijk in de vorm van dashboards en rapporten helpen bij het geven van systeemoverschrijdende inzichten die voorheen niet mogelijk waren. Om de werkprocessen verder te optimaliseren wordt er gebruikt gemaakt van DocumentsCorePack van MSCRM-Addons. Deze oplossing helpt medewerkers bij het verstrekken van correcte documenten aan belanghebbenden. Als laatste wordt een toepassing van Company.info gebruikt om de datakwaliteit te bewaken, zowel voor relatiebeheer als voor de adresvalidatie van certificeerbare objecten. Dit alles tezamen maakt het een bijzonder complete oplossing waar SWK in de komende jaren op kan bouwen en kan door ontwikkelen.
EEN GROTE VERANDERING
‘De overgang naar de nieuwe manier van werken, is een bijzonder grote’, geeft Edwin van Dijk, Manager Techniek en Product Owner binnen het project, aan. ‘SWK heeft in de afgelopen decennia gewerkt met de AS400, een systeem waar we als organisatie blindelings op konden vertrouwen, maar inmiddels ook verouderd is. De overstap naar het nieuwe systeem is bij uitstek het moment om kritisch naar onze werkprocessen te kijken. Tevens kijken we naar de informatie die we op dit moment vastleggen, maar ook naar de informatie die we in de toekomst vast willen leggen. Ook bieden de nieuwe technieken andere communicatiekanalen met de deelnemers en kopers met zich mee. Dit brengt ons naast een nieuw systeem, veel nieuwe mogelijkheden en kansen voor de toekomst’.
Wat het team in de afgelopen tijd heeft neergezet is bewonderenswaardig en deze prestatie benadrukt de bijzonder prettige samenwerking tussen SWK, Digital (adviseur van SWK) en Dynamic People.
Eric Polman, Algemeen Directeur van SWK vult aan: ‘SWK staat voor kwaliteit en we zijn continu bezig met innovatie, zodat wij onze klanten optimaal van dienst kunnen zijn. Deze verregaande digitalisering maakt onze processen nog efficiënter zodat we voorloper blijven in de markt. Wat het team in de afgelopen tijd heeft neergezet is bewonder-enswaardig en deze prestatie benadrukt de bijzonder prettige samenwerking tussen SWK, Digital (adviseur van SWK) en Dynamic People’.
MENSELIJKE FACTOR
Deze grote verandering vereist ook een grote aanpassing van de medewerkers van SWK, zowel proces- als systeemmatig. Om de medewerkers mee te nemen in deze verandering, ondersteunt en begeleidt Dynamic People in het delen van kennis en welke mogelijkheden de nieuwe oplossing brengt. Edwin: ‘Bij SWK werken we met een hecht en ervaren team waar iedereen elkaar kent, maar ook kent men het huidige systeem door-en-door. Het is voor ons heel belangrijk dat de collega’s het nieuwe systeem snel goed onder de knie krijgen en zich vertrouwd voelen met de nieuwe oplossing. Alleen op deze manier kunnen we als organisatie in z’n geheel snel en optimaal gebruik maken van het nieuwe systeem en onze deelnemers en kopers op de best mogelijke manier van dienst zijn’.
IMPACT COVID-19
(On)voorziene uitdagingen zijn deel van elk project met dezelfde grootte als die van SWK, maar met een crisis als COVID-19 hadden we geen rekening gehouden. ‘Dit was een spannende tijd binnen het project’, geeft Edwin aan. ‘Binnen SWK waren we niet gewend om vanuit huis te werken en ook onze voorzieningen waren hier nog niet volledig op ingericht. Dit was niet alleen schakelen voor ons intern, maar ook binnen het project, aangezien we net gezamenlijk van start waren gegaan. Doordat we al vanaf het begin van het project de software oplossing Microsoft Teams gebruikten voor de communicatie en Azure DevOps voor de projectadministratie, was de stap voor het werken op afstand uiteindelijk relatief klein en verliep dit gezien de omstandigheden voorspoedig’.
KLAAR VOOR DE TOEKOMST
Edwin: ‘Bij aanvang van dit project was ons doel: de bestaande infrastructuur vervangen door één centrale, ‘future-proof’ oplossing en waar mogelijk de bestaande processen en zowel interne- als externe communicatie optimaliseren, leidend tot meer inzicht en transparantie. Het lijkt erop dat we deze doelstelling op alle vlakken gaan halen, zodat we als SWK klaar zijn voor de toekomst!’