Dynamic People > Nieuws & Blog > Oplossing/toepassing > Geen verandering zonder uitdaging: de overstap naar een nieuw Warehouse Management Systeem (WHS)

Geen verandering zonder uitdaging: de overstap naar een nieuw Warehouse Management Systeem (WHS)

Overstap nieuw warehouse management systeem (WHS)

Verandering zorgt voor uitdaging, zelfs wanneer je gewend bent te werken in een continu veranderende business zoals wij. Uitdaging houdt ons scherp en wij houden ervan, maar ook wij zijn maar mensen. Afgelopen jaar mochten wij voor een klant de upgrade van Microsoft Dynamics AX2009 naar AX2012R3 uitvoeren. De klant was zeer tevreden over de huidige processen en dus zorgde de upgrade zelf niet voor de grootste uitdaging. Echter, de overgang van WMSII naar WHS deed dat wel. We werden onverwacht voor het blok gezet omdat de configuratie key van WHS aangezet werd in het Live systeem. Dit is een onomkeerbare setting dus we moesten door met WHS en we konden niet meer met WMSII werken. Deze twee methodes werken niet naast elkaar, het is of het één of het andere. Een periode vol kansen maar ook flinke uitdagingen volgde, maar de keuze voor het onbekende heeft uiteindelijk veel opgeleverd.

Wat een geroutineerd proces had moeten zijn, werd dus onverwacht een ontdekkingstocht door een nieuw systeem. Aangezien WMSII en WHS met elkaar conflicteren, werden wij zoals gezegd gedwongen om de keuze te maken ook deze upgrade door te voeren. Mét een minstens zo uitdagende deadline. En dat terwijl men juist heel tevreden was over de huidige warehouse managementprocessen.

Hoe optimaliseer je warehouse managementprocessen?

Samen met het managementteam van de klant besloten we de uitdaging aan te gaan. In korte tijd moesten er besluiten genomen worden over het inrichten van de processen met alle nieuwe mogelijkheden die WHS biedt. Het opnieuw moeten inrichten van de processen ging namelijk grote gevolgen hebben voor de magazijnmedewerkers en het warehouse managementproces in het algemeen. Hoe implementeren wij de nieuwe features zoals wave, load en work templates, welke handscanners moeten worden aangeschaft en hoe gaan we de bestaande logistieke processen opnieuw vormgeven tot een efficiënt systeem? Welke functionaliteiten bieden kansen en welke passen niet bij de werkwijze van de klant? Vragen als deze waren aan de orde van de dag en moesten binnen korte tijd worden geïnventariseerd en beantwoord. Bijkomende complexiteit daarbij was dat WHS recent door Microsoft geïntroduceerd was (in de R3 release van AX2012). Daardoor was er nog niet veel over de nieuwe functionaliteit te vinden.

De overgang van WMSII naar WHS

Wegens de hoge tijdsdruk besloten we in eerste instantie een solide en efficiënte basis op te bouwen. Processen die optimaal verliepen voor de klant hebben we in WHS opnieuw vormgegeven, met toevoeging van nieuwe mogelijkheden die WHS biedt ten opzichte van WMSII. Door middel van testen, onderzoek doen en opnieuw testen, realiseerden we uiteindelijk het nieuwe warehouse managementproces voor de klant. Mét optimalisaties ten opzichte van hun oude systeem.

Een geoptimaliseerd warehouse managementproces

Het werd een onwennige periode, waarin het personeel moest leren werken met het nieuwe systeem en bekende termen een nieuwe betekenis kregen; een shipment in WMSII is iets heel anders dan een shipment in WHS. Uiteindelijk hebben we de magazijnprocessen kunnen automatiseren. Ze zijn logischer ingericht en komen nu samen in een beter gestroomlijnd proces. De klant bespaart tijd, moeite én geld. De out-of-the-box mobile device aansturing zorgde voor een grote verbetering en versnelling. Dit kon geheel zonder maatwerk ingericht worden en bleek achteraf zeer flexibel inzetbaar te zijn. In het magazijn waren geen papieren orderverzamellijsten meer te vinden. Daarnaast was de weg vrijgemaakt om meer processen binnen WHS in te richten.

Dat verandering loont, daar zijn we achter gekomen. Achteraf gezien hadden we de overstap alsnog moeten maken, aangezien de opvolger van Microsoft Dynamics AX2012R3, Microsoft Dynamics 365 for Operations, enkel werkt met de functionaliteit van WHS. Onze keuze om in het diepe te springen heeft dus niet alleen gezorgd voor een verhoogde effectiviteit, maar ook voor continuïteit binnen het bedrijf van onze klant. Een onverwachte, gedwongen keuze waar zowel wij als onze klant tegenop zagen, levert nu enkel voordelen op. Verandering bleek de juiste keuze.

Maar verandering is nooit klaar. Nu is het tijd voor verdere optimalisatie!