Dynamic People > Nieuws & Blog > Oplossing/toepassing > Veel facturen te verwerken? Dan is het tijd voor ExFlow!

Veel facturen te verwerken? Dan is het tijd voor ExFlow!

Microsoft Exflow

De tijd dat facturen handmatig werden verwerkt – met alle risico’s op fouten, zoekraken en onnodige vertragingen – behoort wat ons betreft definitief tot het verleden. Sinds enkele jaren werken wij bij Dynamic People zelf met ExFlow en wij willen niet meer zonder.

ExFlow is een unieke add-on module voor Microsoft Dynamics AX waarmee u de efficiency en productiviteit van Accounts Payable en inkoopprocessen structureel verhoogt. “Wij gebruiken het zelf én implementeren het bij onze relaties,” zegt consultant Nienke Verweij. “Natuurlijk kun je binnen ERP-pakketten en dus ook binnen Microsoft Dynamics AX de facturenstroom correct afhandelen, maar het blijft monnikenwerk. Het grote voordeel van ExFlow is dat de fysieke documenten en alle bijlagen in combinatie met factuurnummers en relatiegegevens één-op-één gekoppeld en voor alle betrokkenen zichtbaar zijn. Die inzichtelijkheid maakt factuurverwerking een stuk eenvoudiger. Het gaat nog verder dan dat, want de logische workflow zorgt ervoor dat alles beduidend sneller conform alle goedkeuringsprocedures wordt afgehandeld. Goedkeuring en beoordeling gebeurt bij voorkeur buiten AX via een gebruiksvriendelijke portal. Een manager kan dus ook gewoon op zijn vakantieadres vanaf een tablet facturen goedkeuren en afwijzen en zien wie dezelfde factuur ook nog moet goedkeuren.”

Als je alles goed op de rit hebt staan, houd je tijd over voor leuke dingen

De settings binnen AX – zoals bijvoorbeeld grootboekrekening en BTW-instellingen – worden automatisch overgenomen in ExFlow. “Het werkt heel overzichtelijk. Na een goede inventarisatie regelen we alles in en kan men aan de slag. We gaan graag nog een stap verder. Als je het combineert met een zelflerend intelligent OCR-systeem zoals ReadSoft dan win je, zeker naarmate je er langer mee werkt, veel kostbare tijd. Je hoeft dan niet meer keer op keer alle factuurgegevens over te typen, want deze gegevens worden direct in AX gezet en je hoeft ze alleen nog maar te controleren!”

Dynamic People is uw gecertificeerde ExFlow implementatiepartner

ExFlow is de ideale oplossing wanneer u werkt met AX en uw Accounts Payable Automation proces wilt optimaliseren. De door Microsoft gecertificeerde add-on is als een volwaardige module inpasbaar binnen Dynamics, dit in tegenstelling tot andere AP Automation oplossingen. Er is dus geen synchronisatie nodig met grootboekrekeningenschema’s of leveranciersregisters en het is direct mogelijk om facturen te matchen aan inkooporders via het two or three way matching principe.

Nienke Verweij: “Alles wordt direct real-time afgehandeld in Dynamics AX en doordat het een onderdeel is van het systeem hoef je als gebruiker niet te switchen tussen pakketten.”

Een hele trits voordelen …

Scannen, herkennen en importeren van facturen in AX gaat voortaan uiterst eenvoudig en de koppeling naar inkooporder, project en/of grootboekrekening werkt fenomenaal. “Goedkeurders krijgen een e-mailnotificatie en met een enkele klik kunnen facturen worden goedgekeurd of afgewezen. Het systeem helpt bij fraudedetectie, voorkomt dubbele facturen en naast alle eerdergenoemde voordelen bespaar je gemiddeld ook nog eens zo’n 25 tot soms wel 50 procent op de kosten van de factuurverwerking. Het vraagt een korte implementatietijd, dus ik ben benieuwd wanneer ik bij u aan de slag mag.”