Betaalbare Output Management oplossing voor Microsoft Dynamics

Met behulp van de output management oplossing wordt het mogelijk om elk document uit Microsoft Dynamics AX automatisch te voorzien van de eigen huisstijl en te verzenden via email, fax, sms, uw document management systeem (bijvoorbeeld Filelinx Business Solutions of Microsoft Sharepoint) en 1 of meerdere printers.

Hoe werkt het?

Door middel van het printen naar de Dynamics AX output printer wordt automatisch herkent welk document verstuurd wordt (bijvoorbeeld een factuur of offerte). Aan de hand van vooraf aangegeven velden in het gegenereerde pdf bestand worden klantgegevens en factuurgegevens als factuurnummer, datum en bedragen herkent. Wanneer aangegeven wordt de pdf ge-emaild in een gepersonaliseerd emailbericht met de gegevens uit het document.

Daarnaast kan er bijvoorbeeld ook direct een kopie gestuurd worden naar de printer (per gebruiker gepersonaliseerd) en een sms naar de ontvanger.

Electronische facturatie

Door middel van deze Output Management oplossing kunnen facturen direct van Dynamics AX verstuurd worden in de eigen huisstijl. Aan de facturen kan automatisch de digitale handtekening en eventueel als extra bijlage de leveringsvoorwaadren worden toegevoegd.

De ontvanger krijgt een email met de factuur als bijlage en eventueel al een samenvatting in de email. Door ook direct de referentie van de klant mee te sturen in het onderwerp worden de electronische facturen herkenbaar voor de ontvanger.

Offerte’s

Bij het maken van offerte’s wordt veel tijd besteed aan de layout. Met behulp van deze Output management oplossing wordt de output automatisch in de eigen huiststijl verstuurd. Doordat ook de email wordt gegenereerd scheelt dat veel tijd. Doordat de offerte ook direct automatisch als pdf geemaild kan worden (direct naar ontvanger of naar de maker van de offerte) is de offerte direct digitaal beschikbaar.

Implementatie en configuratie

De Output Management printer wordt geinstalleerd en geconfigureerd door consultants van Dynamic People. De verschillende gebruikers die gebruik gaan maken van de printers worden aangemaakt voor de gepersonaliseerde onderdelen. Daarnaast wordt het briefpapier toegevoegd (voorpagina, vervolgpagina en eventueele slotpagina) en de email geconfigureerd.

In de Dynamics AX documenten/layouts worden enkele extra velden aangemaakt (onzichtbaar) om bijvoorbeeld de taal van het document mee te sturen (o.a. emails kunnen volgens verschillende taalsjablonen gemaakt worden). Dit configureren is alleen nodig voor de documenten waar gepersonaliseerde output uitvoort moet komen.

Printen vanuit Word en andere applicaties

Ook vanuit elke andere applicatie kan de output management printer worden gebruikt om documenten te voorzien van de eigen huisstijl, in pdf en te emailen naar jezelf. Het verschil met o.a. de integratie met Microsoft Dynamics AX is dat er geen informatie uit de documenten zelf gehaald wordt om bijvoorbeeld de emails te personaliseren.

Prijzen

Voor meer prijzen en de functionaliteiten: Prijslijst Output Management Dynamic People.pdf

Neem contact (020 491 96 31) op voor meer informatie of een demonstratie.