Betaalbare Output Management oplossing voor Microsoft Dynamics

Met behulp van de Output Management oplossing wordt het mogelijk om elk document uit Microsoft Dynamics AX automatisch te voorzien van de eigen huisstijl en te verzenden via e-mail, fax, sms, uw document management systeem (bijvoorbeeld Filelinx Business Solutions of Microsoft Sharepoint) en 1 of meerdere printers.

Hoe werkt het?

Door middel van het printen naar de Dynamics AX output printer wordt automatisch herkend welk document verstuurd wordt (bijvoorbeeld een factuur of offerte). Aan de hand van vooraf aangegeven velden in het gegenereerde pdf bestand worden klantgegevens en factuurgegevens als factuurnummer, datum en bedragen herkend. Wanneer aangegeven wordt de pdf gemaild in een gepersonaliseerd e-mailbericht met de gegevens uit het document.

Daarnaast kan er bijvoorbeeld ook direct een kopie gestuurd worden naar de printer (per gebruiker gepersonaliseerd) en een sms naar de ontvanger.

Elektronische facturatie

Door middel van deze Output Management oplossing kunnen facturen direct van Dynamics AX verstuurd worden in de eigen huisstijl. Aan de facturen kan automatisch de digitale handtekening en eventueel als extra bijlage de leveringsvoorwaaden worden toegevoegd.

De ontvanger krijgt een e-mail met de factuur als bijlage en eventueel al een samenvatting in de mail. Door ook direct de referentie van de klant mee te sturen in het onderwerp worden de elektronische facturen herkenbaar voor de ontvanger.

Offertes

Bij het maken van offertes wordt veel tijd besteed aan de lay-out. Met behulp van deze Output Management oplossing wordt de output automatisch in de eigen huisstijl verstuurd. Hierbij wordt een e-mail gegenereerd en daarbij kan de offerte ook direct automatisch als PDF worden gemaild (direct naar ontvanger of naar de maker van de offerte). Hierdoor is de offerte direct digitaal beschikbaar.

Implementatie en configuratie

De Output Management printer wordt geïnstalleerd en geconfigureerd door consultants van Dynamic People. De verschillende gebruikers die gebruik gaan maken van de printers worden aangemaakt voor de gepersonaliseerde onderdelen. Daarnaast wordt het briefpapier toegevoegd (voorpagina, vervolgpagina en eventuele slotpagina) en de e-mail geconfigureerd.

In de Dynamics AX documenten/lay-outs worden enkele extra velden aangemaakt (onzichtbaar) om bijvoorbeeld de taal van het document mee te sturen (o.a. e-mails kunnen volgens verschillende taalsjablonen gemaakt worden). Deze configuratie is alleen nodig voor de documenten waarbij gepersonaliseerde output uit voort moet komen.

Printen vanuit Word en andere applicaties

Ook vanuit elke andere applicatie kan de Output Management printer worden gebruikt om documenten te voorzien van de eigen huisstijl, in pdf en te mailen naar jezelf. Het verschil met o.a. de integratie met Microsoft Dynamics AX is dat er geen informatie uit de documenten zelf gehaald wordt om bijvoorbeeld de e-mails te personaliseren.

Prijzen

Voor meer prijzen en de functionaliteiten: Prijslijst_AutoDoc_HSE_vanaf_1-1-2012.pdf

Neem contact (020 303 24 70) op voor meer informatie of een demonstratie.