Elektronisch archivering van Dynamics AX facturen, pakbonnen, etc.

Ondanks de huidige technologische ontwikkelingen gebruiken veel bedrijven nog steeds een fysiek archief. Dit ondanks dat de huidige wetgeving het toestaat bepaalde documenten elektronisch te archiveren (mits natuurlijk wordt voldaan aan de wettelijke eisen).

Met FileLinx kunt u elektronisch archiveren. De hiervoor ontwikkelde koppeling met Microsoft Dynamics  AX maakt het mogelijk dat alle binnen Microsoft Dynamics AX geboekte documenten automatisch (op het moment dat ze worden geboekt) in FileLinx worden gearchiveerd. In de Microsoft Dynamics AX parameters kunt u zelf instellen voor welke documenten u een elektronisch archief wenst aan te houden. Een volgende stap zou kunnen zijn: elektronisch factureren.
 

 

Het archief wordt separaat van Microsoft Dynamics AX gehouden en slaat alle documenten op in PDF formaat. Door bepaalde gegevens (bijvoorbeeld verkooporders en klanten) vanuit Microsoft Dynamics AX in FileLinx beschikbaar te maken, worden archiefdocumenten ook weer eenvoudiger terug gevonden. Onderstaand voorbeeld geeft alle documenten (pakbon en factuur) van een bepaalde verkooporder weer.
 
 

Wij houden rekening met de wettelijke eisen rond electronisch archiveren:

• In uw eigen huisstijl slaan we het document als op PDF file, in een beveiligde omgeving. Het document heeft dezelfde lay-out als de papieren versie die u nu verstuurt.
• Het document in PDF formaat kan worden voorzien van een geavanceerde digitale handtekening,  waardoor bijvoorbeeld voldaan wordt aan de wetgeving voor het archiveren van elektronische facturen.
• Daarnaast heeft u met FileLinx uw documenten te allen tijde snel beschikbaar gedurende een langere periode. Hiermee voldoet het digitale archief aan de wettelijke eisen van authenticiteit en integriteit. Omdat het vertrouwelijke informatie betreft die u presenteert, is het beveiligingsniveau van de oplossing zeer hoog.

Neem contact (020 491 96 31) op voor meer informatie of een demonstratie.