Workflow en goedkeuringsproces ten behoeve van inkomende facturen

Zoals de meeste gebruikers van Microsoft Dynamics AX weten is het proces rond inkomende facturen vaak niet optimaal. Binnen Microsoft Dynamics AX zijn er echter diverse mogelijkheden, maar uit ervaring weet Dynamic People dat er een grotere besparing mogelijk is. Met name de Workflow en het goedkeuringsproces van inkomende facturen kan met FileLinx verder worden geoptimaliseerd. In onderstaand voorbeeld laten we zien hoe met FileLinx een verdere optimalisatieslag mogelijk is.

1. Registreren en scannen van een inkomende factuur
Bij de registratie van een factuur wordt de mogelijkheid geboden om de inkomende factuur door middel van het scannen deze aan het boekstuk te koppelen. Zodra de gescande factuur gekoppeld en geboekt is, wordt de geregistreerde factuur klaargezet in de FileLinx facturen pool (automatisch ook in Microsoft Dynamics AX). Tevens wordt (indien gewenst) via e-mail de verantwoordelijke medewerker op de hoogte gebracht van de factuur. 
 

 

2. Opvragen van alle inkomende facturen per medewerker

Dagelijks kan een medewerker alle facturen opvragen waar hij een keuring of actie voor moet uitvoeren. Indien gewenst kan de medewerker automatisch op de hoogte worden gehouden als een factuur haar vervaldatum bereikt. In een overzicht ziet deze welke facturen nog moeten worden goedgekeurd en welke al zijn goedgekeurd. De originele gescande factuur kan worden opgevraagd. Daarnaast kan hij aangeven wat de nieuwe status moet worden.
 

Eventueel kan hij ook een reden opgeven waarom hij een factuur een bepaalde status heeft gegeven. Bijvoorbeeld als hij vindt dat de BTW onjuist op de geregistreerde factuur is vermeld.  
 

  
3. Boeken van factuur binnen AX
 
Zodra de factuur is goedgekeurd, kan een verantwoordelijke medewerker de factuur in Microsoft Dynamics AX boeken. Betreft het een inkoopfactuur dan kan desgewenst de geregistreerde factuur direct vanaf de inkooporder worden opgevraagd. Betreft het een kostenfactuur dan kan deze vanaf het goedkeuringsjournaal worden opgevraagd. Eventueel kunnen extra instructies worden meegegeven door middel van een notitie.
 

4. Overzichten en rapporten
 
Vanuit FileLinx kunnen verschillende statusoverzichten worden opgevraagd. In onderstaand voorbeeld kunt u zien hoe per status de inkomende facturen kunnen worden opgevraagd. Vanuit FileLinx kunt u rapporteren met Excel, SQL reporting services of Crystal reports.

Neem contact (020 303 24 70) op voor meer informatie of een demonstratie.